ระบบบัญชีบริษัท Zento

ทำไมต้องมี

เป็นโครงกระดูกของทุกตัวเลขในระบบ ถ้าผังบัญชีผิดตั้งแต่ต้น รายงานทุกใบผิดตาม และแก้ทีหลังต้องลงรายการย้อนหลังทั้งปี

ระบบทำงานอย่างไร

ตั้งผังบัญชีมาตรฐานกรมพัฒนาธุรกิจการค้า แล้วเพิ่มบัญชีเฉพาะของ Zento คือ เงินฝากสกุลหยวน เงินยืมกรรมการรายคน สินค้าระหว่างทาง ภาษีนำเข้าและอากร กำไรขาดทุนอัตราแลกเปลี่ยนที่เกิดขึ้นจริง และที่ยังไม่เกิดขึ้นจริง แยกคนละบัญชี

ข้อมูลที่เก็บ

รหัสบัญชี ชื่อไทย ชื่ออังกฤษ ประเภท (สินทรัพย์/หนี้สิน/ทุน/รายได้/ค่าใช้จ่าย) บัญชีแม่ สกุลเงินที่อนุญาต สถานะใช้งาน

เกณฑ์ตรวจรับ

• เพิ่มหรือปิดบัญชีได้โดยไม่ต้องแก้โค้ด
• บัญชีที่เคยมีรายการแล้วปิดได้อย่างเดียว ลบไม่ได้
• ส่งออกผังบัญชีเป็น Excel ให้ผู้สอบบัญชีได้

ทำไมต้องมี

กรรมการ 4 คนไม่ควรมีสิทธิ์เท่ากันหมด และทีมบัญชีไม่ควรอนุมัติเงินออกของตัวเองได้

ระบบทำงานอย่างไร

กำหนดบทบาท ผู้บันทึก (คีย์ได้อย่างเดียว) ผู้ตรวจ (แก้ไขและตีกลับได้) ผู้อนุมัติ (กรรมการ) ผู้ดูรายงาน (ดูอย่างเดียว) และผู้ดูแลระบบ (ตั้งค่า แต่ห้ามลงรายการเงิน)

ข้อมูลที่เก็บ

ชื่อ อีเมล เบอร์ บทบาท วงเงินอนุมัติ สถานะ วันที่เริ่ม วันที่ระงับ

เกณฑ์ตรวจรับ

• คนหนึ่งคนถือได้หลายบทบาท แต่ระบบเตือนถ้าถือทั้งบันทึกและอนุมัติพร้อมกัน
• ระงับผู้ใช้แล้วรายการที่เขาเคยลงยังอยู่ครบ
• ผู้ดูแลระบบแก้ตัวเลขเงินไม่ได้แม้เป็นเจ้าของระบบ

ทำไมต้องมี

หัวใจของคำว่าเข้มงวด คนที่สร้างรายการจ่ายเงินต้องไม่ใช่คนอนุมัติรายการนั้น

ระบบทำงานอย่างไร

ระบบตรวจตอนกดอนุมัติว่า user ผู้อนุมัติ ต้องไม่เท่ากับ user ผู้สร้าง ถ้าเท่ากันปุ่มอนุมัติจะไม่ทำงานและขึ้นเหตุผลชัดเจน มีทางออกฉุกเฉินคือโหมดกรรมการเดี่ยวที่ต้องระบุเหตุผลและถูกบันทึกเป็นรายการพิเศษที่ขึ้นในรายงานผู้บริหารทุกเดือน

ข้อมูลที่เก็บ

รายการ ผู้สร้าง ผู้อนุมัติ เวลาที่อนุมัติ ใช้โหมดฉุกเฉินหรือไม่ เหตุผล

เกณฑ์ตรวจรับ

• ทดสอบแล้วอนุมัติรายการของตัวเองไม่ได้จริง
• รายการที่ใช้โหมดฉุกเฉินถูกรวบเป็นรายงานแยกทุกสิ้นเดือน

ทำไมต้องมี

ค่ากาแฟ 200 บาทไม่ควรใช้กระบวนการเดียวกับการโอนเงินซื้อของ 500,000 บาท

ระบบทำงานอย่างไร

ตั้งชั้นวงเงิน เช่น ไม่เกิน 5,000 ผู้ตรวจอนุมัติได้ 5,001 ถึง 100,000 กรรมการ 1 คน เกิน 100,000 กรรมการ 2 คน และเกิน 1,000,000 กรรมการ 2 คนพร้อมแนบมติที่ประชุม

ข้อมูลที่เก็บ

ชั้น ช่วงเงิน จำนวนผู้อนุมัติที่ต้องการ บทบาทที่อนุมัติได้ ต้องแนบเอกสารเพิ่มหรือไม่

เกณฑ์ตรวจรับ

• แก้ชั้นวงเงินได้จากหน้าตั้งค่า ไม่ต้องแก้โค้ด
• ระบบกันการแตกยอดเลี่ยงวงเงิน โดยเตือนเมื่อจ่ายซัพพลายเออร์รายเดิมหลายครั้งในวันเดียวรวมกันเกินชั้น

ทำไมต้องมี

เมื่อเกิดข้อสงสัยเรื่องเงิน สิ่งเดียวที่ยุติข้อโต้แย้งได้คือประวัติที่แก้ไม่ได้

ระบบทำงานอย่างไร

เก็บทุกการสร้าง แก้ไข ลบ อนุมัติ ยกเลิก พร้อมค่าก่อนและหลัง ผู้ทำ เวลา และไอพี เขียนแบบเพิ่มอย่างเดียวลบไม่ได้ แม้ผู้ดูแลระบบ

ข้อมูลที่เก็บ

ตาราง เรคคอร์ด ฟิลด์ ค่าเดิม ค่าใหม่ ผู้ทำ เวลา อุปกรณ์

เกณฑ์ตรวจรับ

• เปิดดูประวัติของรายการใดก็ได้จากปุ่มในหน้ารายการนั้น
• ลองลบ log จากหน้าจอไม่ได้ ต้องเข้าฐานข้อมูลเท่านั้น และมีการแจ้งเตือนถ้าเกิดขึ้น

ทำไมต้องมี

ถ้าไม่มีการล็อกงวด ตัวเลขเดือนที่ส่งผู้สอบบัญชีไปแล้วจะเปลี่ยนได้เรื่อยๆ

ระบบทำงานอย่างไร

ปิดงวดแล้วรายการในงวดนั้นแก้ไม่ได้ ต้องลงรายการปรับปรุงในงวดใหม่แทน การเปิดงวดที่ปิดแล้วต้องกรรมการ 2 คนและถูกบันทึกเป็นเหตุการณ์พิเศษ

ข้อมูลที่เก็บ

ปีบัญชี เดือน สถานะ (เปิด/กำลังปิด/ปิดแล้ว) ผู้ปิด วันที่ปิด เหตุผลที่เปิดใหม่

เกณฑ์ตรวจรับ

• ลงรายการย้อนหลังเข้างวดที่ปิดแล้วไม่ได้
• รายการปรับปรุงงวดก่อนแสดงแยกในรายงาน

ทำไมต้องมี

Zento อาจมีบริษัทในเครือหรือแยกธุรกิจเครื่องนวดออกจากธุรกิจอื่นในอนาคต ออกแบบเผื่อไว้ตั้งแต่ต้นถูกกว่าแก้ทีหลังมาก

ระบบทำงานอย่างไร

ทุกตารางมี company_id ผู้ใช้ผูกกับบริษัทที่เข้าถึงได้ รายงานสลับบริษัทได้จากมุมขวาบน และมีรายงานรวมกลุ่มสำหรับกรรมการ

ข้อมูลที่เก็บ

ชื่อบริษัท เลขผู้เสียภาษี ที่อยู่ ปีบัญชี สกุลเงินหลัก

เกณฑ์ตรวจรับ

• ข้อมูลข้ามบริษัทไม่ปนกันแม้ผู้ใช้คนเดียวเข้าได้สองบริษัท

ทำไมต้องมี

เลขที่เอกสารที่ซ้ำหรือกระโดดคือจุดที่ผู้สอบบัญชีจับได้ทันที

ระบบทำงานอย่างไร

กำหนดรูปแบบเลขที่แยกตามประเภทเอกสาร เช่น PO-YYMM-000 PV-YYMM-000 JV-YYMM-000 รันต่อเนื่องต่อเดือน ยกเลิกเอกสารได้แต่เลขที่ยังคงอยู่ในระบบเป็นสถานะยกเลิก

ข้อมูลที่เก็บ

ประเภทเอกสาร คำนำหน้า รูปแบบวันที่ จำนวนหลัก เลขล่าสุด

เกณฑ์ตรวจรับ

• ไม่มีเลขที่ซ้ำแม้มีคนบันทึกพร้อมกันสองคน
• เลขที่ที่ยกเลิกไม่ถูกนำกลับมาใช้ใหม่

ทำไมต้องมี

ทำให้ทุกบาทมีที่อยู่ ไม่มีเงินลอย

ระบบทำงานอย่างไร

สร้างกระเป๋าเงินได้ 5 ประเภท บัญชีธนาคารบริษัทสกุลบาท บัญชีสกุลหยวนหรือบัญชีต่างประเทศ เงินสดย่อย บัญชีส่วนตัวกรรมการที่ใช้ทำธุรกรรมบริษัท และกระเป๋าอิเล็กทรอนิกส์หรือบัญชีแพลตฟอร์มขาย

ข้อมูลที่เก็บ

ชื่อกระเป๋า ธนาคาร เลขบัญชี 4 ตัวท้าย สกุลเงิน เจ้าของ (บริษัท/กรรมการชื่อ) ยอดยกมา วันที่เริ่มใช้

เกณฑ์ตรวจรับ

• บัญชีส่วนตัวถูกทำเครื่องหมายชัดเจนด้วยสีต่างจากบัญชีบริษัท
• ปิดกระเป๋าที่ไม่ใช้แล้วได้ โดยยอดต้องเป็นศูนย์ก่อน

ทำไมต้องมี

เป็นสมุดรายวันของจริงที่ทีมบัญชีทำงานด้วยทุกวัน

ระบบทำงานอย่างไร

หน้าจอเดียวบันทึกได้ทั้งเงินเข้าและออก เลือกกระเป๋า ใส่จำนวน วันที่ คู่ค้า ประเภทรายการ แนบสลิป และผูกกับใบสั่งซื้อหรือใบแจ้งหนี้ถ้ามี

ข้อมูลที่เก็บ

วันที่ กระเป๋า ทิศทาง จำนวน สกุลเงิน คู่ค้า ประเภท เอกสารอ้างอิง หมายเหตุ ไฟล์แนบ ผู้บันทึก

เกณฑ์ตรวจรับ

• บันทึกรายการหนึ่งใช้เวลาไม่เกิน 30 วินาที
• รายการที่ยังไม่มีสลิปแนบขึ้นสถานะรอเอกสาร และค้างในรายการที่ต้องตามเก็บ

ทำไมต้องมี

ป้องกันความผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดคือโอนเงินตัวเองแล้วนับเป็นรายได้หรือค่าใช้จ่าย ทำให้ยอดขายและค่าใช้จ่ายบวมทั้งคู่

ระบบทำงานอย่างไร

มีปุ่มโอนภายในโดยเฉพาะ เลือกกระเป๋าต้นทางปลายทาง ระบบสร้างรายการคู่ให้อัตโนมัติและติดธงว่าเป็นการโอนภายใน ไม่นับเป็นรายได้หรือค่าใช้จ่ายในทุกรายงาน

ข้อมูลที่เก็บ

กระเป๋าต้นทาง ปลายทาง จำนวน ค่าธรรมเนียม วันที่ ผู้ทำ

เกณฑ์ตรวจรับ

• งบกำไรขาดทุนไม่มีรายการโอนภายในปรากฏเลย
• โอนข้ามสกุลเงินเข้าสู่กระบวนการแลกเงินในกลุ่ม D อัตโนมัติ

ทำไมต้องมี

คีย์มือทุกบรรทัดคือที่มาของความผิดพลาดและงานล่วงเวลาของทีมบัญชี

ระบบทำงานอย่างไร

อัปโหลดไฟล์ statement ที่ธนาคารให้ดาวน์โหลด (CSV หรือ Excel) ระบบจำรูปแบบไฟล์ของแต่ละธนาคารไว้ แมปคอลัมน์อัตโนมัติในครั้งถัดไป

ข้อมูลที่เก็บ

ไฟล์ต้นฉบับ ธนาคาร ช่วงวันที่ จำนวนบรรทัด บรรทัดที่นำเข้าสำเร็จ บรรทัดที่ซ้ำ

เกณฑ์ตรวจรับ

• นำเข้าไฟล์เดิมซ้ำแล้วไม่เกิดรายการซ้ำ
• แมปคอลัมน์ครั้งเดียวต่อธนาคาร ครั้งต่อไปไม่ต้องตั้งใหม่

ทำไมต้องมี

ลดงานกระทบยอดจากไล่ทีละบรรทัดเหลือแค่ตรวจรายการที่ระบบจับคู่ไม่ได้

ระบบทำงานอย่างไร

ระบบจับคู่รายการจาก statement กับรายการที่บันทึกไว้ โดยดูจำนวนเงินตรงกัน วันที่ห่างไม่เกิน 3 วัน และชื่อคู่ค้าคล้ายกัน แสดงคะแนนความมั่นใจ รายการที่มั่นใจสูงจับคู่ให้เลย ที่เหลือรอยืนยัน

ข้อมูลที่เก็บ

คู่ที่จับได้ คะแนน สถานะยืนยัน ผู้ยืนยัน

เกณฑ์ตรวจรับ

• จับคู่อัตโนมัติได้ไม่น้อยกว่า 70% ของรายการปกติ
• ยกเลิกการจับคู่ที่ระบบทำผิดได้ทันที

ทำไมต้องมี

เป็นการพิสูจน์ว่าตัวเลขในระบบตรงกับเงินจริงในธนาคาร ถ้าไม่ทำ ตัวเลขในระบบเป็นแค่ความเชื่อ

ระบบทำงานอย่างไร

หน้าจอสองคอลัมน์ ซ้ายคือ statement ขวาคือระบบ แสดงยอดต่าง รายการค้างฝั่งใดฝั่งหนึ่ง และปุ่มปิดกระทบยอดเมื่อผลต่างเป็นศูนย์

ข้อมูลที่เก็บ

กระเป๋า เดือน ยอดตามธนาคาร ยอดตามระบบ ผลต่าง รายการค้าง ผู้ปิด

เกณฑ์ตรวจรับ

• ปิดกระทบยอดไม่ได้ถ้าผลต่างไม่เป็นศูนย์ เว้นแต่ระบุเหตุผลและกรรมการรับทราบ
• พิมพ์ใบกระทบยอดส่งผู้สอบบัญชีได้

ทำไมต้องมี

กรรมการอยากรู้ในสามวินาทีว่าตอนนี้บริษัทมีเงินเท่าไหร่ อยู่ที่ไหนบ้าง

ระบบทำงานอย่างไร

หน้าแรกแสดงการ์ดทุกกระเป๋าพร้อมยอด แยกสีบัญชีบริษัทกับบัญชีส่วนตัว และแสดงยอดรวมสกุลบาทโดยแปลงหยวนด้วยเรตต้นทุนจริงไม่ใช่เรตตลาด

ข้อมูลที่เก็บ

ยอดตามระบบ ยอดกระทบยอดล่าสุด วันที่กระทบยอดล่าสุด

เกณฑ์ตรวจรับ

• ยอดอัปเดตทันทีเมื่อมีการบันทึกรายการ
• แสดงเตือนถ้ากระเป๋าใดไม่ได้กระทบยอดเกิน 45 วัน

ทำไมต้องมี

เงินสดย่อยคือจุดรั่วคลาสสิกของทุกบริษัทเล็ก

ระบบทำงานอย่างไร

ตั้งวงเงินสดย่อยต่อผู้ถือ บันทึกการเบิกและใช้ พร้อมบังคับแนบใบเสร็จ เมื่อเคลียร์ระบบคำนวณยอดเติมกลับให้เต็มวงเงินอัตโนมัติ

ข้อมูลที่เก็บ

ผู้ถือ วงเงิน ยอดคงเหลือ รายการใช้ ใบเสร็จ วันที่เคลียร์

เกณฑ์ตรวจรับ

• เบิกเพิ่มไม่ได้ถ้ายังไม่เคลียร์รอบก่อน
• รายการที่ไม่มีใบเสร็จเกิน 15 วันขึ้นรายงานถึงกรรมการ

ทำไมต้องมี

เปลี่ยนคำถามว่า ใครออกเงินไปเท่าไหร่แล้ว จากการเดา เป็นตัวเลขเดียวที่ทุกคนเห็นตรงกัน

ระบบทำงานอย่างไร

กรรมการแต่ละคนมีบัญชีของตัวเอง มีสองด้าน ด้านที่บริษัทเป็นหนี้กรรมการ (กรรมการสำรองจ่าย) และด้านที่กรรมการเป็นหนี้บริษัท (เบิกเงินไปใช้ส่วนตัวหรือรับเงินลูกค้าเข้าบัญชีตัวเอง)

ข้อมูลที่เก็บ

กรรมการ วันที่ รายการ ทิศทาง จำนวน เอกสารอ้างอิง ยอดสะสม

เกณฑ์ตรวจรับ

• ยอดสุทธิของกรรมการแต่ละคนแสดงชัดว่าเป็นบวกหรือลบและหมายความว่าอย่างไรเป็นภาษาคน
• ดูรายการย้อนหลังทั้งหมดที่ทำให้เกิดยอดนี้ได้ในคลิกเดียว

ทำไมต้องมี

เป็นเหตุการณ์ที่เกิดบ่อยที่สุดและหายไปจากระบบบ่อยที่สุด

ระบบทำงานอย่างไร

เลือกกรรมการที่จ่าย ระบุค่าใช้จ่ายที่จ่ายให้ใคร แนบสลิป ระบบลงค่าใช้จ่ายของบริษัทและเพิ่มหนี้ที่บริษัทต้องคืนกรรมการพร้อมกันในรายการเดียว

ข้อมูลที่เก็บ

ผู้จ่าย ผู้รับเงิน ประเภทค่าใช้จ่าย จำนวน สกุลเงิน วันที่ สลิป ผูกกับใบสั่งซื้อ

เกณฑ์ตรวจรับ

• บันทึกครั้งเดียวได้ทั้งค่าใช้จ่ายและหนี้กรรมการ ไม่ต้องคีย์สองที่
• รายการนี้ไม่ทำให้เงินในกระเป๋าบริษัทลดลง เพราะเงินไม่ได้ออกจากบัญชีบริษัท

ทำไมต้องมี

ด้านกลับของ C02 และเป็นความเสี่ยงทางภาษีที่สูงกว่า เพราะเป็นรายได้ของบริษัทที่ไม่ได้อยู่ในบัญชีบริษัท

ระบบทำงานอย่างไร

บันทึกว่ารับเงินขายเข้าบัญชีกรรมการคนใด ระบบรับรู้รายได้ให้บริษัทและตั้งเป็นหนี้ที่กรรมการต้องนำส่งบริษัท พร้อมนับวันค้าง

ข้อมูลที่เก็บ

กรรมการผู้รับ ลูกค้า จำนวน วันที่รับ วันที่นำส่งบริษัท จำนวนวันค้าง

เกณฑ์ตรวจรับ

• มีรายงานเงินขายที่ยังไม่นำส่งบริษัท เรียงตามอายุหนี้
• เกินจำนวนวันที่ตั้งไว้แจ้งเตือนกรรมการทุกคน ไม่ใช่แค่คนที่ค้าง

ทำไมต้องมี

ทำให้ยอดค้างระหว่างกรรมการกับบริษัทปิดได้จริงและตรวจสอบได้

ระบบทำงานอย่างไร

เมื่อบริษัทคืนเงินกรรมการหรือกรรมการนำส่งเงินคืนบริษัท ให้เลือกรายการต้นทางที่ต้องการปิดได้หลายรายการพร้อมกัน ระบบตัดยอดตามลำดับเก่าก่อนใหม่

ข้อมูลที่เก็บ

รายการที่ถูกปิด จำนวนที่ตัด ยอดคงค้างหลังตัด สลิปการโอน

เกณฑ์ตรวจรับ

• ปิดยอดบางส่วนได้ ไม่ต้องปิดทั้งก้อน
• เห็นได้ว่าเงินที่คืนไปนั้นปิดรายการไหนบ้าง

ทำไมต้องมี

เงินยืมกรรมการที่ไม่มีเพดานคือช่องทางที่เงินบริษัทไหลออกโดยไม่มีใครห้าม และเป็นประเด็นที่สรรพากรจับตา

ระบบทำงานอย่างไร

ตั้งเพดานยอดค้างต่อคน เกินเพดานต้องกรรมการอีก 2 คนอนุมัติ และระบบเตือนเมื่อยอดค้างเกิน 90 วัน

ข้อมูลที่เก็บ

เพดานต่อคน ยอดปัจจุบัน อายุหนี้ ผู้อนุมัติกรณีเกิน

เกณฑ์ตรวจรับ

• สร้างรายการที่ทำให้เกินเพดานไม่ได้ถ้าไม่มีการอนุมัติ
• รายงานยอดค้างรายคนส่งอัตโนมัติทุกสิ้นเดือน

ทำไมต้องมี

กรณีกรรมการติดหนี้บริษัทเป็นเวลานาน สรรพากรอาจถือว่าบริษัทต้องมีรายได้ดอกเบี้ย ระบบควรคำนวณเตรียมไว้

ระบบทำงานอย่างไร

ตั้งอัตราดอกเบี้ยอ้างอิงต่อปี ระบบคำนวณดอกเบี้ยตามยอดคงค้างรายวันและสรุปทุกสิ้นเดือนเป็นตัวเลขให้ผู้ทำบัญชีตัดสินใจว่าจะรับรู้หรือไม่

ข้อมูลที่เก็บ

อัตรา ยอดคงค้างรายวัน ดอกเบี้ยสะสม สถานะรับรู้

เกณฑ์ตรวจรับ

• คำนวณถูกต้องเมื่อยอดค้างเปลี่ยนระหว่างเดือน
• เป็นตัวเลขเสนอ ไม่ลงบัญชีอัตโนมัติจนกว่าจะยืนยัน

ทำไมต้องมี

เป็นหน้าที่กรรมการจะเปิดดูบ่อยที่สุดและเป็นตัวยุติข้อถกเถียงในที่ประชุม

ระบบทำงานอย่างไร

ตารางสี่แถว แต่ละแถวคือกรรมการหนึ่งคน แสดงเงินที่สำรองจ่ายสะสม เงินที่รับแทนบริษัท ยอดสุทธิ และอายุของยอดค้างที่เก่าที่สุด

ข้อมูลที่เก็บ

ยอดสุทธิรายคน ยอดสำรองจ่าย ยอดค้างนำส่ง อายุหนี้เก่าสุด

เกณฑ์ตรวจรับ

• โหลดไม่เกิน 2 วินาที
• ส่งออกเป็น PDF แนบวาระประชุมได้

ทำไมต้องมี

ต้องแยกให้ขาดจากเงินสำรองจ่าย เพราะเงินลงทุนคือทุน ไม่ใช่หนี้ที่บริษัทต้องคืน

ระบบทำงานอย่างไร

มีประเภทรายการแยกต่างหากสำหรับเงินลงทุนและเงินเพิ่มทุน ผูกกับสัดส่วนการถือหุ้น และไม่นำไปรวมในยอดที่บริษัทต้องคืน

ข้อมูลที่เก็บ

กรรมการ จำนวน วันที่ สัดส่วนหุ้นหลังเพิ่มทุน เอกสารมติ

เกณฑ์ตรวจรับ

• เงินลงทุนไม่ปรากฏในรายงานหนี้ที่บริษัทต้องคืนกรรมการ

ทำไมต้องมี

ทำให้กรรมการทุกคนรับรู้ยอดของตัวเองเป็นลายลักษณ์อักษร ตัดปัญหาการทวงถามย้อนหลังหลายปี

ระบบทำงานอย่างไร

ระบบสร้างเอกสารสรุปยอด ณ วันสิ้นไตรมาสของกรรมการแต่ละคน ส่งอีเมลให้กดยืนยันในระบบ เก็บเวลาที่กดยืนยันไว้เป็นหลักฐาน

ข้อมูลที่เก็บ

งวด กรรมการ ยอดที่ยืนยัน สถานะ เวลาที่กดยืนยัน

เกณฑ์ตรวจรับ

• ยอดที่ยืนยันแล้วถูกล็อกเป็นยอดตั้งต้นของไตรมาสถัดไป
• ผู้ที่ยังไม่ยืนยันถูกเตือนซ้ำอัตโนมัติ

ทำไมต้องมี

เรตที่ใช้จริงกับเรตกลางของธนาคารไม่เคยเท่ากัน ระบบต้องเชื่อตัวเลขที่เกิดขึ้นจริงเท่านั้น

ระบบทำงานอย่างไร

ทุกรายการแลกเงินบังคับกรอกอัตราที่ตกลงจริง ไม่มีการดึงเรตอัตโนมัติมาใส่แทน ถ้าจะแสดงเรตอ้างอิงให้แสดงข้างๆ เป็นข้อมูลประกอบเท่านั้น

ข้อมูลที่เก็บ

อัตราที่ตกลง จำนวนบาทที่จ่าย จำนวนหยวนที่ได้ ผู้แลก ช่องทางที่แลก วันเวลา

เกณฑ์ตรวจรับ

• บันทึกรายการแลกโดยไม่กรอกอัตราไม่ได้
• อัตรารองรับทศนิยม 4 ตำแหน่ง

ทำไมต้องมี

เรตที่ร้านบอก 4.90 แต่พอรวมค่าธรรมเนียมแล้วต้นทุนจริงอาจเป็น 4.91 ตัวเลขนี้คือต้นทุนสินค้าจริง

ระบบทำงานอย่างไร

ระบบคำนวณอัตราที่แท้จริง เท่ากับ เงินบาทที่จ่ายออกทั้งหมดรวมค่าธรรมเนียม หารด้วย เงินหยวนที่ได้รับจริง แสดงคู่กับเรตที่ตกลงเสมอ

ข้อมูลที่เก็บ

เรตที่ตกลง เรตที่แท้จริง ส่วนต่าง ค่าธรรมเนียมรวม

เกณฑ์ตรวจรับ

• แสดงสองเรตคู่กันในทุกหน้าจอที่เกี่ยวข้อง
• ต้นทุนสินค้าใช้เรตที่แท้จริงเสมอ ไม่ใช่เรตที่ตกลง

ทำไมต้องมี

ธนาคารตัวกลางมักหักเงินระหว่างทาง ทำให้ซัพพลายเออร์ได้เงินน้อยกว่าที่ส่ง และเกิดยอดค้างที่มองไม่เห็น

ระบบทำงานอย่างไร

หลังโอนแล้วให้กรอกยอดที่ปลายทางแจ้งว่าได้รับจริง ระบบเทียบกับยอดที่ส่งและตั้งส่วนต่างเป็นยอดค้างจ่ายอัตโนมัติ พร้อมถามว่าจะรับเป็นค่าธรรมเนียมหรือจะโอนเพิ่ม

ข้อมูลที่เก็บ

ยอดที่ส่ง ยอดที่ได้รับ ส่วนต่าง การจัดประเภทส่วนต่าง

เกณฑ์ตรวจรับ

• ส่วนต่างไม่หายไปเงียบๆ ต้องถูกจัดประเภทเสมอ
• ยอดค้างจ่ายที่เกิดขึ้นเชื่อมกับใบสั่งซื้อเดิม

ทำไมต้องมี

บางค่าธรรมเนียมเป็นต้นทุนสินค้า บางอันเป็นค่าใช้จ่ายทางการเงิน ถ้ารวมกันหมดต้นทุนสินค้าจะผิด

ระบบทำงานอย่างไร

แยกช่องกรอก ค่าธรรมเนียมโอนต้นทาง ค่าธรรมเนียมธนาคารตัวกลาง ค่าธรรมเนียมธนาคารปลายทาง และส่วนต่างเรต แต่ละชนิดตั้งค่าได้ว่าให้เข้าต้นทุนสินค้าหรือเข้าค่าใช้จ่าย

ข้อมูลที่เก็บ

ชนิดค่าธรรมเนียม จำนวน สกุลเงิน การจัดประเภทบัญชี

เกณฑ์ตรวจรับ

• เปลี่ยนการจัดประเภทได้จากหน้าตั้งค่าโดยไม่ต้องแก้โค้ด

ทำไมต้องมี

ทำให้ต้นทุนสินค้านำเข้าแม่นยำระดับที่บอกได้ว่าเครื่องนวดหนึ่งเครื่องมีต้นทุนกี่บาทจากเรตไหน

ระบบทำงานอย่างไร

ทุกครั้งที่แลกเงินสร้างล็อตใหม่ เก็บจำนวนหยวนตั้งต้น อัตราที่แท้จริง และยอดคงเหลือของล็อต การจ่ายเงินหยวนทุกครั้งคือการตัดล็อตตามลำดับที่กำหนด และดึงต้นทุนบาทจากอัตราของล็อตนั้น

ข้อมูลที่เก็บ

เลขล็อต วันที่ จำนวนตั้งต้น คงเหลือ อัตราที่แท้จริง แหล่งที่แลก สถานะ

เกณฑ์ตรวจรับ

• จ่ายเงินหนึ่งครั้งตัดข้ามล็อตได้ถ้าล็อตแรกไม่พอ
• ยอดคงเหลือรวมของทุกล็อตเท่ากับยอดในบัญชีหยวนเสมอ

ทำไมต้องมี

เมื่อกรรมการถามว่าเงินก้อนนี้มาจากไหน ต้องตอบได้ในคลิกเดียว

ระบบทำงานอย่างไร

ทุกรายการจ่ายเงินหยวนแสดงรายการล็อตที่ถูกตัด พร้อมจำนวนและอัตราของแต่ละล็อต และกดเข้าไปดูรายการแลกต้นทางพร้อมสลิปได้

ข้อมูลที่เก็บ

รายการจ่าย ล็อตที่ตัด จำนวนที่ตัดต่อล็อต ต้นทุนบาทต่อล็อต

เกณฑ์ตรวจรับ

• จากหน้าจ่ายเงินคลิกเดียวถึงสลิปการแลกเงินต้นทาง

ทำไมต้องมี

เป็นการตัดสินใจที่กำหนดโครงสร้างฐานข้อมูล เปลี่ยนภายหลังต้องคำนวณต้นทุนย้อนหลังใหม่ทั้งหมด

ระบบทำงานอย่างไร

ตั้งค่าระดับบริษัท ค่าเริ่มต้นคือเข้าก่อนออกก่อน ล็อกไม่ให้เปลี่ยนหลังปิดงวดแรก การเปลี่ยนต้องมีมติกรรมการและระบบจะเตือนผลกระทบก่อน

ข้อมูลที่เก็บ

วิธีที่เลือก วันที่เริ่มใช้ ผู้อนุมัติการเปลี่ยน

เกณฑ์ตรวจรับ

• เปลี่ยนวิธีหลังปิดงวดแล้วไม่ได้จากหน้าจอปกติ

ทำไมต้องมี

เห็นภาพเดียวว่าเงินหยวนที่มีอยู่แต่ละก้อนต้นทุนเท่าไหร่ ไม่ใช่แค่ยอดรวม

ระบบทำงานอย่างไร

ตารางล็อตทั้งหมดที่ยังมียอดคงเหลือ เรียงตามวันที่ แสดงต้นทุนต่อล็อต ต้นทุนถัวเฉลี่ยรวม และมูลค่าตามเรตวันนี้

ข้อมูลที่เก็บ

ล็อต คงเหลือ อัตราต้นทุน มูลค่าบาทตามต้นทุน มูลค่าบาทตามเรตวันนี้

เกณฑ์ตรวจรับ

• สลับดูเฉพาะล็อตที่ยังไม่หมดได้
• ส่งออกเป็น Excel ได้

ทำไมต้องมี

บางครั้งแลกก้อนใหญ่ต้องกระจายหลายร้าน แต่ละร้านเรตไม่เท่ากัน

ระบบทำงานอย่างไร

หน้าจอแลกเงินรองรับการเพิ่มหลายบรรทัดในรายการเดียว แต่ละบรรทัดสร้างล็อตแยกของตัวเอง และแสดงเรตเฉลี่ยถ่วงน้ำหนักของการแลกครั้งนั้น

ข้อมูลที่เก็บ

บรรทัด ร้าน จำนวน เรต ค่าธรรมเนียม ล็อตที่สร้าง

เกณฑ์ตรวจรับ

• ล็อตที่สร้างจากรายการเดียวกันเชื่อมกลับหารายการแม่ได้

ทำไมต้องมี

ถ้าไม่แยก งบจะดูเหมือนธุรกิจกำไรดี ทั้งที่จริงคือเรตช่วย หรือกลับกันคือธุรกิจดีแต่เรตกิน

ระบบทำงานอย่างไร

บัญชีแยกสองตัว กำไรขาดทุนที่เกิดขึ้นจริง (ตอนจ่ายหรือขายเงิน) และที่ยังไม่เกิดขึ้นจริง (ตอนตีราคาสิ้นงวด) ทุกรายงานกำไรแสดงสองบรรทัดนี้แยกจากกำไรขั้นต้น

ข้อมูลที่เก็บ

ประเภทกำไรขาดทุน จำนวน งวด รายการต้นทาง

เกณฑ์ตรวจรับ

• งบกำไรขาดทุนมีบรรทัดกำไรขาดทุนอัตราแลกเปลี่ยนแยกชัดเจน

ทำไมต้องมี

เป็นข้อกำหนดทางบัญชี และทำให้เห็นว่าเงินที่ถือไว้กำไรหรือขาดทุนบนกระดาษเท่าไหร่

ระบบทำงานอย่างไร

สิ้นงวดกรอกเรตปิดงวด ระบบคำนวณผลต่างระหว่างต้นทุนล็อตกับเรตปิด ลงเป็นกำไรขาดทุนที่ยังไม่เกิดขึ้นจริง และกลับรายการอัตโนมัติต้นงวดถัดไป

ข้อมูลที่เก็บ

งวด เรตปิด ยอดคงเหลือ ต้นทุนรวม มูลค่าตามเรตปิด ผลต่าง

เกณฑ์ตรวจรับ

• กลับรายการต้นงวดถัดไปอัตโนมัติ ไม่ค้างสะสม

ทำไมต้องมี

ทำให้ต่อรองกับร้านแลกเงินได้ด้วยข้อมูล และตรวจได้ว่ามีใครแลกในเรตที่ผิดปกติหรือไม่

ระบบทำงานอย่างไร

ตารางประวัติทุกครั้งที่แลก พร้อมกราฟเส้นเรตที่บริษัทได้จริงเทียบกับเรตอ้างอิง และแสดงว่าครั้งนี้ดีกว่าหรือแย่กว่าค่าเฉลี่ย 30 วันกี่เปอร์เซ็นต์

ข้อมูลที่เก็บ

วันที่ เรต แหล่ง จำนวน ผู้แลก ค่าเฉลี่ยเคลื่อนที่

เกณฑ์ตรวจรับ

• กรองตามแหล่งที่แลกเพื่อเทียบร้านได้

ทำไมต้องมี

การแลกเงินคือจุดที่เงินออกจากบริษัทมากที่สุดต่อครั้ง

ระบบทำงานอย่างไร

เกินวงเงินที่ตั้งไว้ต้องกรรมการ 2 คนอนุมัติ หน้าจออนุมัติแสดงเรตครั้งนี้เทียบกับค่าเฉลี่ย 30 วันและยอดหยวนที่ถืออยู่แล้ว เพื่อให้ตัดสินใจบนข้อมูล

ข้อมูลที่เก็บ

รายการ วงเงิน ผู้อนุมัติ เวลา ความเห็น

เกณฑ์ตรวจรับ

• อนุมัติผ่านมือถือได้
• ปฏิเสธได้พร้อมเหตุผลที่ผู้ขอเห็น

ทำไมต้องมี

การแลกเงินที่ไม่มีหลักฐานคือรูรั่วที่ใหญ่ที่สุด

ระบบทำงานอย่างไร

บังคับแนบอย่างน้อยหนึ่งไฟล์ สลิปโอนออก หลักฐานรับเงินหยวน หรือใบยืนยันจากร้าน ถ้ายังไม่มีให้บันทึกเป็นสถานะรอเอกสารและค้างในรายการที่ต้องตามเก็บ

ข้อมูลที่เก็บ

ไฟล์ ประเภทหลักฐาน ผู้อัปโหลด เวลา

เกณฑ์ตรวจรับ

• ปิดงวดไม่ได้ถ้ายังมีรายการแลกที่ไม่มีหลักฐาน

ทำไมต้องมี

รองรับพฤติกรรมจริงคือเห็นเรตลงแล้วแลกเก็บไว้ก่อน ยังไม่รู้ว่าจะใช้กับออร์เดอร์ไหน

ระบบทำงานอย่างไร

เพิ่มประเภทรายการแลกเพื่อเก็บ ไม่ต้องระบุปลายทาง สร้างล็อตได้ตามปกติ และเมื่อมีใบสั่งซื้อในอนาคตจึงค่อยตัดล็อตนี้

ข้อมูลที่เก็บ

ประเภทการแลก (เพื่อจ่าย/เพื่อเก็บ) วัตถุประสงค์ ผู้ตัดสินใจ

เกณฑ์ตรวจรับ

• แลกเพื่อเก็บบันทึกได้โดยไม่ต้องมีใบสั่งซื้อ
• เมื่อถูกนำไปใช้ ระบบเชื่อมย้อนกลับให้เห็นว่าล็อตนี้ถูกใช้กับออร์เดอร์ใด

ทำไมต้องมี

เปลี่ยนการเฝ้าเรตด้วยสายตาเป็นระบบเตือน และทำให้การตัดสินใจแลกมีตัวเลขรองรับ

ระบบทำงานอย่างไร

ตั้งเรตเป้าหมาย เมื่อเรตอ้างอิงต่ำกว่าเป้าระบบแจ้งเตือนพร้อมคำนวณให้เห็นว่า ถ้าแลกตอนนี้ตามจำนวนที่ตั้งไว้ จะประหยัดกว่าค่าเฉลี่ย 30 วันกี่บาท

ข้อมูลที่เก็บ

เรตเป้าหมาย จำนวนที่วางแผนแลก ช่องทางแจ้งเตือน ประวัติการเตือน

เกณฑ์ตรวจรับ

• แจ้งเตือนเข้าไลน์หรืออีเมลของกรรมการที่เลือกไว้
• เตือนซ้ำไม่เกินวันละครั้งต่อเป้าหมาย

ทำไมต้องมี

ต้องแสดงให้กรรมการเห็น แต่ต้องไม่ให้เข้าใจผิดว่าเป็นกำไรจริง

ระบบทำงานอย่างไร

หน้ากระเป๋าหยวนแสดงบรรทัดกำกับชัดเจนว่าเป็นตัวเลขบนกระดาษ ยังไม่ลงบัญชี จะรับรู้ก็ต่อเมื่อใช้จ่ายจริงหรือถึงวันตีราคาสิ้นงวด พร้อมข้อความอธิบายเป็นภาษาคน

ข้อมูลที่เก็บ

ต้นทุนรวมของล็อตคงเหลือ มูลค่าตามเรตวันนี้ ผลต่าง เปอร์เซ็นต์

เกณฑ์ตรวจรับ

• ตัวเลขนี้ไม่ปรากฏในงบกำไรขาดทุนระหว่างงวด

ทำไมต้องมี

ตอบคำถามที่สำคัญกว่ากำไรบนกระดาษ คือยังต้องแลกอีกเท่าไหร่ และต้องแลกภายในเมื่อไหร่

ระบบทำงานอย่างไร

แสดงสองบรรทัดคู่กัน หยวนที่ถืออยู่ กับหยวนที่มีภาระต้องจ่ายตามใบสั่งซื้อที่ยังไม่ปิด พร้อมเส้นเวลากำหนดชำระ และคำนวณส่วนที่ขาดเป็นจำนวนหยวนและประมาณการเป็นบาทตามเรตวันนี้

ข้อมูลที่เก็บ

ยอดถือครอง ภาระผูกพัน ส่วนขาด กำหนดชำระที่ใกล้ที่สุด

เกณฑ์ตรวจรับ

• แจ้งเตือนล่วงหน้า 7 วันก่อนกำหนดชำระที่เงินยังไม่พอ

ทำไมต้องมี

เงินที่แลกเก็บไว้นานเกินไปคือเงินจมและมีความเสี่ยงเรตกลับทาง

ระบบทำงานอย่างไร

แสดงอายุของแต่ละล็อตเป็นจำนวนวัน เตือนเมื่อมีล็อตที่ถือเกินเกณฑ์ที่ตั้งไว้เช่น 90 วันโดยยังไม่ถูกใช้ และสรุปเป็นรายงานให้กรรมการรายเดือน

ข้อมูลที่เก็บ

อายุล็อต เกณฑ์เตือน จำนวนเงินที่จมและระยะเวลา

เกณฑ์ตรวจรับ

• เรียงล็อตตามอายุจากเก่าไปใหม่ได้

ทำไมต้องมี

การแลกเก็บเกินความจำเป็นคือการเก็งกำไรค่าเงิน ซึ่งเป็นคนละเรื่องกับการซื้อสินค้า ต้องเป็นการตัดสินใจที่ตั้งใจ ไม่ใช่เกิดขึ้นเอง

ระบบทำงานอย่างไร

ตั้งเพดานเช่นไม่เกิน 1.5 เท่าของภาระผูกพันที่ยังไม่ปิด เมื่อการแลกครั้งใหม่จะทำให้เกินเพดาน ระบบขึ้นคำเตือนและต้องกรรมการ 2 คนอนุมัติพร้อมระบุเหตุผล

ข้อมูลที่เก็บ

เพดานที่ตั้ง ยอดถือครองปัจจุบัน ภาระผูกพัน ผู้อนุมัติกรณีเกิน เหตุผล

เกณฑ์ตรวจรับ

• รายการที่เกินเพดานถูกรวบเป็นรายงานการตัดสินใจด้านค่าเงินแยกต่างหาก

ทำไมต้องมี

ข้อมูลผู้ขายที่กระจัดกระจายอยู่ในแชททำให้จ่ายเงินผิดบัญชีได้

ระบบทำงานอย่างไร

เก็บชื่อจีนและชื่ออังกฤษ ที่อยู่โรงงาน ผู้ติดต่อ ช่องทางแชท บัญชีรับเงินที่อนุญาต เงื่อนไขการชำระ สกุลเงิน และประวัติการสั่งซื้อทั้งหมด

ข้อมูลที่เก็บ

ชื่อ รหัส บัญชีรับเงิน สกุลเงิน เงื่อนไขชำระ ผู้ติดต่อ สถานะ

เกณฑ์ตรวจรับ

• โอนเงินไปบัญชีที่ไม่อยู่ในรายการที่อนุญาตต้องมีการยืนยันเพิ่ม
• เห็นยอดซื้อสะสมและยอดค้างจ่ายของแต่ละรายในหน้าเดียว

ทำไมต้องมี

เป็นเอกสารต้นทางที่ทุกอย่างอ้างอิงกลับมา ทั้งการจ่ายเงิน การรับของ และต้นทุน

ระบบทำงานอย่างไร

สร้างใบสั่งซื้อระบุรายการสินค้า จำนวน ราคาต่อหน่วยสกุลหยวน เงื่อนไขการชำระเป็นงวด กำหนดส่ง และเงื่อนไขการส่งมอบ

ข้อมูลที่เก็บ

เลขที่ ซัพพลายเออร์ รายการ จำนวน ราคาต่อหน่วย รวม สกุลเงิน งวดชำระ กำหนดส่ง สถานะ

เกณฑ์ตรวจรับ

• แก้ใบสั่งซื้อที่อนุมัติแล้วต้องผ่านการอนุมัติซ้ำ และเก็บเวอร์ชันเดิมไว้
• สำเนาใบสั่งซื้อเดิมมาสร้างใบใหม่ได้

ทำไมต้องมี

การสั่งของจากจีนมักจ่ายมัดจำ 30% แล้วที่เหลือก่อนส่ง ระบบต้องรู้ว่าค้างงวดไหนอยู่

ระบบทำงานอย่างไร

แต่ละใบสั่งซื้อกำหนดงวดชำระได้หลายงวด แต่ละงวดมีเงื่อนไข จำนวน และกำหนดวัน ระบบติดตามสถานะรายงวด

ข้อมูลที่เก็บ

งวด เงื่อนไข จำนวนหยวน กำหนดชำระ จำนวนที่จ่ายแล้ว สถานะ

เกณฑ์ตรวจรับ

• ยอดค้างจ่ายคำนวณจากงวดที่ยังไม่ปิด ไม่ใช่จากยอดรวมทั้งใบ
• แจ้งเตือนล่วงหน้าก่อนถึงกำหนดชำระ

ทำไมต้องมี

เป็นจุดที่เชื่อมกลุ่ม D เข้ากับต้นทุนสินค้าจริง

ระบบทำงานอย่างไร

เลือกใบสั่งซื้อและงวดที่จะจ่าย ระบุกระเป๋าต้นทาง ระบบตัดล็อตหยวนตามวิธีที่ตั้งไว้และคำนวณต้นทุนบาทให้อัตโนมัติ พร้อมแนบสลิป

ข้อมูลที่เก็บ

ใบสั่งซื้อ งวด จำนวนหยวน ล็อตที่ตัด ต้นทุนบาท กระเป๋า สลิป

เกณฑ์ตรวจรับ

• จ่ายเกินยอดที่ค้างของงวดนั้นไม่ได้ ต้องแก้ใบสั่งซื้อก่อน
• จ่ายด้วยบัญชีส่วนตัวกรรมการได้ และเชื่อมเข้าบัญชีเดินสะพัดอัตโนมัติ

ทำไมต้องมี

คำถามหลักของกรรมการ ต้องได้คำตอบโดยไม่ต้องเปิด Excel

ระบบทำงานอย่างไร

ตารางใบสั่งซื้อทั้งหมด แต่ละแถวแสดงมูลค่ารวม จ่ายแล้ว ค้างจ่าย เป็นทั้งหยวนและบาท พร้อมแถบความคืบหน้า และสรุปยอดรวมด้านบน

ข้อมูลที่เก็บ

ยอดรวม จ่ายแล้ว ค้างจ่าย เปอร์เซ็นต์ กำหนดชำระถัดไป

เกณฑ์ตรวจรับ

• กรองตามซัพพลายเออร์ สถานะ และช่วงวันได้
• คลิกแถวเข้าไปเห็นรายการจ่ายทุกครั้งพร้อมสลิป

ทำไมต้องมี

เงินมัดจำที่จ่ายไปแล้วแต่ยังไม่ได้ของ ไม่ใช่ค่าใช้จ่าย แต่เป็นสินทรัพย์ ถ้าลงผิดกำไรเดือนนั้นจะผิด

ระบบทำงานอย่างไร

เงินที่จ่ายก่อนรับของถูกลงเป็นเงินจ่ายล่วงหน้า และตัดเข้าต้นทุนสินค้าเมื่อรับของเข้าคลังจริง

ข้อมูลที่เก็บ

ยอดจ่ายล่วงหน้าคงเหลือ ต่อซัพพลายเออร์ ต่อใบสั่งซื้อ

เกณฑ์ตรวจรับ

• รายงานเงินจ่ายล่วงหน้าคงเหลือตรงกับผลรวมของทุกใบสั่งซื้อที่ยังไม่รับของ

ทำไมต้องมี

ของหมด เปลี่ยนรุ่น หรือยกเลิกกลางทาง เป็นเรื่องปกติ แต่ต้องไม่ทำให้ตัวเลขที่จ่ายไปแล้วหาย

ระบบทำงานอย่างไร

ยกเลิกได้ทั้งใบหรือบางรายการ ถ้ามีเงินจ่ายไปแล้วต้องระบุว่าจะขอคืน โอนไปใช้กับออร์เดอร์อื่น หรือรับรู้เป็นผลขาดทุน

ข้อมูลที่เก็บ

เหตุผลยกเลิก ยอดที่จ่ายไปแล้ว วิธีจัดการ ผู้อนุมัติ

เกณฑ์ตรวจรับ

• ยอดที่จ่ายแล้วไม่หายไปจากระบบไม่ว่ากรณีใด

ทำไมต้องมี

เวลามีปัญหาเรื่องสินค้าหรือถูกตรวจสอบ เอกสารคือสิ่งเดียวที่ใช้ได้

ระบบทำงานอย่างไร

แต่ละใบสั่งซื้อเก็บ ใบเสนอราคา สัญญา ใบแจ้งหนี้ ใบขนสินค้า และใบรับรองต่างๆ ไว้ที่เดียว ค้นด้วยชื่อไฟล์และเนื้อหาที่อ่านได้จากกลุ่ม L

ข้อมูลที่เก็บ

ประเภทเอกสาร ไฟล์ วันที่ ผู้อัปโหลด สถานะครบถ้วน

เกณฑ์ตรวจรับ

• ระบบบอกได้ว่าใบสั่งซื้อใดยังขาดเอกสารประเภทไหน

ทำไมต้องมี

ทำให้เลือกผู้ขายด้วยข้อมูล ไม่ใช่ความรู้สึก

ระบบทำงานอย่างไร

เก็บสถิติต่อราย จำนวนวันที่ส่งช้ากว่ากำหนดเฉลี่ย อัตราสินค้าเสียหาย จำนวนครั้งที่ราคาเปลี่ยนกลางทาง และคะแนนที่ทีมให้

ข้อมูลที่เก็บ

ความตรงเวลา คุณภาพ ราคา การสื่อสาร คะแนนรวม

เกณฑ์ตรวจรับ

• เรียงซัพพลายเออร์ตามคะแนนได้

ทำไมต้องมี

เป็นหน่วยที่ใช้ตอบทุกคำถามเรื่องของเข้าและต้นทุน

ระบบทำงานอย่างไร

แต่ละการนำเข้าคือหนึ่งล็อต ผูกกับใบสั่งซื้อหนึ่งใบหรือหลายใบ มีรหัสล็อตของตัวเอง วิธีขนส่ง และสถานะ

ข้อมูลที่เก็บ

รหัสล็อต ใบสั่งซื้อที่เกี่ยวข้อง วิธีขนส่ง วันออกจากโรงงาน วันถึงท่า วันเข้าคลัง สถานะ

เกณฑ์ตรวจรับ

• รหัสล็อตปรากฏบนสินค้าทุกชิ้นที่มาจากล็อตนั้น

ทำไมต้องมี

ตอบคำถามว่าของอยู่ไหน จะถึงเมื่อไหร่ โดยไม่ต้องไปไล่ถามในแชท

ระบบทำงานอย่างไร

สถานะเป็นขั้น รอผลิต ผลิตเสร็จ ออกจากโรงงาน ระหว่างทาง ถึงท่า กำลังเคลียร์ศุลกากร เข้าคลังแล้ว แต่ละขั้นบันทึกวันจริงและวันที่คาด แสดงเป็นเส้นเวลา

ข้อมูลที่เก็บ

ขั้นตอน วันที่คาด วันที่จริง จำนวนวันคลาดเคลื่อน หมายเหตุ ไฟล์แนบ

เกณฑ์ตรวจรับ

• แจ้งเตือนเมื่อขั้นตอนใดช้ากว่าที่คาดเกินเกณฑ์
• ดูย้อนหลังได้ว่าล็อตที่ผ่านมาใช้เวลาเฉลี่ยกี่วัน

ทำไมต้องมี

ค่าใช้จ่ายพวกนี้มักจ่ายกระจัดกระจายหลายครั้งหลายคน แล้วลืมเอาเข้าต้นทุน ทำให้คิดว่ากำไรดีกว่าความจริง

ระบบทำงานอย่างไร

บันทึกได้ทุกประเภท ค่าขนส่งระหว่างประเทศ ค่าประกัน ค่าเคลียร์ศุลกากร อากรขาเข้า ภาษีมูลค่าเพิ่มขาเข้า ค่าชิปปิ้ง ค่าขนส่งในประเทศ ค่าเก็บของ และอื่นๆ แต่ละรายการระบุว่าเข้าต้นทุนสินค้าหรือไม่

ข้อมูลที่เก็บ

ประเภท จำนวน สกุลเงิน ผู้จ่าย กระเป๋า เข้าต้นทุนหรือไม่ เอกสาร

เกณฑ์ตรวจรับ

• ภาษีมูลค่าเพิ่มขาเข้าถูกแยกเป็นภาษีซื้อ ไม่เข้าต้นทุนสินค้า
• อากรขาเข้าเข้าต้นทุนสินค้าโดยค่าเริ่มต้น

ทำไมต้องมี

ล็อตหนึ่งมักมีหลายรุ่น ถ้าเฉลี่ยผิดวิธี ต้นทุนต่อรุ่นจะผิดและตัดสินใจตั้งราคาผิดตาม

ระบบทำงานอย่างไร

เลือกวิธีเฉลี่ยได้ ตามมูลค่าสินค้า ตามน้ำหนัก ตามปริมาตร หรือตามจำนวนชิ้น ตั้งค่าแยกได้ต่อประเภทค่าใช้จ่าย เช่นค่าขนส่งเฉลี่ยตามปริมาตร อากรเฉลี่ยตามมูลค่า

ข้อมูลที่เก็บ

วิธีเฉลี่ยต่อประเภท น้ำหนัก ปริมาตร มูลค่า จำนวน

เกณฑ์ตรวจรับ

• ผลรวมของต้นทุนที่เฉลี่ยลงทุกรุ่นเท่ากับค่าใช้จ่ายรวมพอดี ไม่มีเศษหาย
• เปลี่ยนวิธีเฉลี่ยแล้วคำนวณใหม่ได้ก่อนปิดล็อต

ทำไมต้องมี

เป็นตัวเลขที่ใช้ตั้งราคาขายและคำนวณกำไรที่แท้จริง

ระบบทำงานอย่างไร

ระบบคำนวณให้แต่ละรุ่น ต้นทุนสินค้าจากเรตล็อตหยวนจริง บวกส่วนแบ่งค่าใช้จ่ายนำเข้า หารจำนวนที่รับเข้าจริง แสดงเป็นบาทต่อชิ้น พร้อมแยกให้เห็นว่าประกอบด้วยอะไรบ้างกี่เปอร์เซ็นต์

ข้อมูลที่เก็บ

ต้นทุนสินค้า ค่าขนส่งเฉลี่ย อากรเฉลี่ย อื่นๆ รวมต่อหน่วย

เกณฑ์ตรวจรับ

• กดดูโครงสร้างต้นทุนต่อหน่วยเป็นแผนภูมิได้
• เทียบต้นทุนต่อหน่วยของรุ่นเดียวกันข้ามล็อตได้

ทำไมต้องมี

ถ้าต้นทุนยังเปลี่ยนได้เรื่อยๆ กำไรที่รายงานไปแล้วจะไม่นิ่ง

ระบบทำงานอย่างไร

เมื่อค่าใช้จ่ายครบให้ปิดล็อต ต้นทุนต่อหน่วยถูกล็อก ค่าใช้จ่ายที่มาทีหลังต้องลงเป็นรายการปรับปรุงที่เห็นชัดว่าเป็นการปรับต้นทุนย้อนหลัง

ข้อมูลที่เก็บ

สถานะปิด ผู้ปิด วันที่ ค่าใช้จ่ายที่มาหลังปิด

เกณฑ์ตรวจรับ

• ค่าใช้จ่ายที่มาหลังปิดล็อตขึ้นรายงานแยก ไม่ซ่อนอยู่ในต้นทุนเงียบๆ

ทำไมต้องมี

จำนวนที่สั่งกับจำนวนที่ได้จริงไม่เท่ากันเสมอไป และส่วนต่างต้องมีคนรับผิดชอบ

ระบบทำงานอย่างไร

บันทึกจำนวนที่รับจริงต่อรุ่น เทียบกับที่สั่ง ระบุจำนวนที่ขาด เกิน หรือเสียหาย พร้อมรูปถ่าย และสร้างเรื่องเคลมอัตโนมัติถ้ามีส่วนต่าง

ข้อมูลที่เก็บ

รุ่น จำนวนสั่ง จำนวนรับ ขาด เกิน เสียหาย รูปถ่าย ผู้ตรวจนับ

เกณฑ์ตรวจรับ

• ต้นทุนต่อหน่วยคำนวณจากจำนวนที่รับจริง ไม่ใช่จำนวนที่สั่ง

ทำไมต้องมี

ของที่จ่ายเงินแล้วแต่ยังไม่ถึงคือสินทรัพย์ของบริษัท ต้องอยู่ในงบ ไม่ใช่หายไปเฉยๆ

ระบบทำงานอย่างไร

ล็อตที่ยังไม่เข้าคลังแสดงเป็นสินค้าระหว่างทางพร้อมมูลค่า และย้ายเข้าสินค้าคงเหลือเมื่อรับเข้าคลัง

ข้อมูลที่เก็บ

มูลค่าสินค้าระหว่างทาง ล็อต วันที่คาดว่าจะถึง

เกณฑ์ตรวจรับ

• ยอดสินค้าระหว่างทางในงบตรงกับผลรวมล็อตที่ยังไม่รับเข้า

ทำไมต้องมี

เงินที่ได้คืนจากการเคลมต้องลดต้นทุนของล็อตนั้น ไม่ใช่กลายเป็นรายได้อื่น

ระบบทำงานอย่างไร

สร้างเรื่องเคลมผูกกับล็อต บันทึกจำนวนที่เรียกร้อง ที่ได้รับ และรูปแบบการชดเชย เป็นเงินคืน ส่วนลดครั้งหน้า หรือส่งของทดแทน ระบบปรับต้นทุนล็อตให้ตามนั้น

ข้อมูลที่เก็บ

เรื่องเคลม จำนวน สถานะ รูปแบบชดเชย ผลกระทบต่อต้นทุน

เกณฑ์ตรวจรับ

• เคลมที่ได้เป็นส่วนลดครั้งหน้าถูกยกไปใช้กับใบสั่งซื้อถัดไปโดยไม่ลืม

ทำไมต้องมี

ทำให้เห็นว่าต้นทุนกำลังขึ้นหรือลง และเพราะอะไร ค่าเงิน ค่าขนส่ง หรือราคาโรงงาน

ระบบทำงานอย่างไร

กราฟต้นทุนต่อหน่วยของรุ่นเดียวกันเรียงตามล็อต แยกส่วนประกอบเป็นชั้น ทำให้เห็นทันทีว่าส่วนไหนเป็นตัวทำให้ต้นทุนเปลี่ยน

ข้อมูลที่เก็บ

ล็อต รุ่น ต้นทุนต่อหน่วย ส่วนประกอบ

เกณฑ์ตรวจรับ

• เลือกดูเฉพาะรุ่นที่สนใจได้

ทำไมต้องมี

สินค้าเดียวกันที่เรียกคนละชื่อในแต่ละที่คือจุดเริ่มของความสับสนทั้งหมด

ระบบทำงานอย่างไร

กำหนดรหัสสินค้ากลาง ชื่อไทย ชื่อจีน รุ่น สี ขนาด น้ำหนัก ปริมาตร บาร์โค้ด และรูป ใช้รหัสนี้ทุกที่ตั้งแต่ใบสั่งซื้อจนถึงการขาย

ข้อมูลที่เก็บ

รหัส ชื่อ รุ่น คุณลักษณะ น้ำหนัก ปริมาตร บาร์โค้ด รูป สถานะ

เกณฑ์ตรวจรับ

• ค้นสินค้าด้วยชื่อไทย จีน หรือบาร์โค้ดได้

ทำไมต้องมี

ของอยู่หลายที่ ทั้งคลังหลัก หน้าร้าน และของฝากขาย ถ้ารวมเป็นก้อนเดียวจะหาของไม่เจอ

ระบบทำงานอย่างไร

สร้างคลังได้หลายแห่ง ยอดคงเหลือแยกตามคลังและตามล็อตนำเข้า เพราะแต่ละล็อตต้นทุนไม่เท่ากัน

ข้อมูลที่เก็บ

สินค้า คลัง ล็อต จำนวนคงเหลือ ต้นทุนต่อหน่วย มูลค่า

เกณฑ์ตรวจรับ

• ยอดรวมทุกคลังตรงกับยอดรวมของทุกล็อต

ทำไมต้องมี

ทุกการเปลี่ยนแปลงของจำนวนต้องมีเหตุผลที่บันทึกไว้ ไม่มีของหายโดยไม่มีที่มา

ระบบทำงานอย่างไร

รองรับ รับเข้าจากการนำเข้า ขายออก โอนระหว่างคลัง รับคืนจากลูกค้า ส่งคืนซัพพลายเออร์ ตัดชำรุด และปรับปรุงจากการตรวจนับ

ข้อมูลที่เก็บ

ประเภท วันที่ สินค้า ล็อต จำนวน คลังต้นทาง ปลายทาง เหตุผล ผู้ทำ

เกณฑ์ตรวจรับ

• ทุกการเคลื่อนไหวมีเหตุผลบังคับกรอก
• ปรับปรุงยอดต้องผ่านการอนุมัติ

ทำไมต้องมี

เป็นการพิสูจน์ว่าตัวเลขในระบบตรงกับของจริงในคลัง

ระบบทำงานอย่างไร

สร้างรอบตรวจนับ พิมพ์ใบนับ บันทึกจำนวนที่นับได้ ระบบแสดงผลต่างพร้อมมูลค่า และสร้างรายการปรับปรุงเมื่อได้รับอนุมัติ

ข้อมูลที่เก็บ

รอบนับ ผู้นับ จำนวนตามระบบ จำนวนที่นับได้ ผลต่าง มูลค่าผลต่าง ผู้อนุมัติ

เกณฑ์ตรวจรับ

• ผลต่างเกินเกณฑ์ที่ตั้งไว้ต้องกรรมการอนุมัติ
• รายงานประวัติผลต่างย้อนหลังเพื่อดูแนวโน้ม

ทำไมต้องมี

เครื่องนวดนำเข้าใช้เวลาสั่งนาน ถ้าเตือนตอนของหมดคือสายไปแล้ว

ระบบทำงานอย่างไร

ตั้งจุดสั่งซื้อต่อรุ่นโดยคำนวณจากยอดขายเฉลี่ยต่อวันคูณระยะเวลานำเข้า ระบบเตือนล่วงหน้าและเสนอจำนวนที่ควรสั่ง

ข้อมูลที่เก็บ

ยอดขายเฉลี่ย ระยะเวลานำเข้า จุดสั่งซื้อ จำนวนที่แนะนำ

เกณฑ์ตรวจรับ

• คำนวณจุดสั่งซื้อใหม่อัตโนมัติทุกเดือนตามยอดขายจริง

ทำไมต้องมี

เครื่องนวดไฟฟ้าเป็นสินค้าที่มีการรับประกันและการเคลม การรู้ว่าเครื่องนี้มาจากล็อตไหนสำคัญมากเวลามีปัญหาคุณภาพ

ระบบทำงานอย่างไร

บันทึกหมายเลขเครื่องรายชิ้นสำหรับรุ่นที่ต้องการ ผูกกับล็อตนำเข้าและกับลูกค้าที่ซื้อไป มีหน้าค้นหาด้วยหมายเลขเครื่อง

ข้อมูลที่เก็บ

หมายเลขเครื่อง สินค้า ล็อต วันที่ขาย ลูกค้า ระยะประกัน สถานะเคลม

เกณฑ์ตรวจรับ

• ค้นหมายเลขเครื่องแล้วเห็นทั้งที่มาและปลายทางในหน้าเดียว
• ถ้าล็อตใดมีอัตราเคลมสูงผิดปกติ ระบบแจ้งเตือน

ทำไมต้องมี

เป็นตัวเลขที่ไปลงงบดุลโดยตรง และเป็นสินทรัพย์ก้อนใหญ่ที่สุดของ Zento

ระบบทำงานอย่างไร

คำนวณมูลค่าจากจำนวนคงเหลือแต่ละล็อตคูณต้นทุนถึงคลังของล็อตนั้น ไม่ใช้ราคาประมาณ

ข้อมูลที่เก็บ

สินค้า ล็อต จำนวน ต้นทุนต่อหน่วย มูลค่ารวม

เกณฑ์ตรวจรับ

• มูลค่าสินค้าคงเหลือในรายงานตรงกับงบดุลเสมอ

ทำไมต้องมี

ของที่ขายไม่ออกคือเงินจม และอาจต้องตั้งค่าเผื่อมูลค่าลดลง

ระบบทำงานอย่างไร

แสดงอายุสินค้าคงเหลือเป็นช่วง เช่น 0-90 91-180 181-365 และเกิน 365 วัน พร้อมมูลค่าแต่ละช่วง และเสนอเปอร์เซ็นต์การตั้งค่าเผื่อให้ผู้ทำบัญชีพิจารณา

ข้อมูลที่เก็บ

ช่วงอายุ จำนวน มูลค่า เปอร์เซ็นต์ค่าเผื่อที่เสนอ

เกณฑ์ตรวจรับ

• เห็นได้ว่าสินค้าค้างนานมาจากล็อตไหน

ทำไมต้องมี

Zento ขายได้หลายทาง ทั้งหน้าร้าน ออนไลน์ และตัวแทน ถ้ารวมไม่ครบ กำไรที่เห็นจะไม่ใช่ของจริง

ระบบทำงานอย่างไร

บันทึกการขายพร้อมช่องทาง ลูกค้า รายการสินค้า ราคาขาย ส่วนลด ค่าธรรมเนียมแพลตฟอร์ม ค่าขนส่ง และวิธีรับเงิน ระบบตัดสต็อกและดึงต้นทุนจากล็อตให้อัตโนมัติ

ข้อมูลที่เก็บ

เลขที่ วันที่ ช่องทาง ลูกค้า รายการ ราคา ส่วนลด ค่าธรรมเนียม วิธีรับเงิน

เกณฑ์ตรวจรับ

• ขายเกินจำนวนคงเหลือไม่ได้ เว้นแต่เปิดโหมดสั่งจอง
• กำไรต่อบิลคำนวณให้ทันทีที่บันทึก

ทำไมต้องมี

คีย์มือทีละบิลจากรายงานแพลตฟอร์มคือการเสียเวลาที่หลีกเลี่ยงได้

ระบบทำงานอย่างไร

อัปโหลดไฟล์รายงานยอดขายที่แพลตฟอร์มให้ดาวน์โหลด ระบบแมปคอลัมน์ จับคู่รหัสสินค้าของแพลตฟอร์มกับรหัสกลาง และสร้างรายการขายพร้อมค่าธรรมเนียมที่ถูกหักไว้แล้ว

ข้อมูลที่เก็บ

ไฟล์ แพลตฟอร์ม รอบ จำนวนบิล ยอดรวม ค่าธรรมเนียมรวม ยอดที่โอนเข้าจริง

เกณฑ์ตรวจรับ

• ยอดที่แพลตฟอร์มโอนเข้าบัญชีจริงกระทบยอดกับยอดขายในระบบได้
• นำเข้าไฟล์ซ้ำไม่เกิดบิลซ้ำ

ทำไมต้องมี

ยอดขายสูงไม่ได้แปลว่ากำไรดี ต้องเห็นกำไรลงลึกถึงระดับสินค้า

ระบบทำงานอย่างไร

คำนวณกำไรขั้นต้นเท่ากับราคาขายสุทธิลบต้นทุนถึงคลังของล็อตที่ตัดจริง ลบค่าธรรมเนียมแพลตฟอร์มและค่าขนส่งที่บริษัทออกเอง แสดงเป็นบาทและเปอร์เซ็นต์

ข้อมูลที่เก็บ

รายได้สุทธิ ต้นทุน ค่าธรรมเนียม ค่าขนส่ง กำไร เปอร์เซ็นต์

เกณฑ์ตรวจรับ

• จัดอันดับสินค้าตามกำไรรวมและตามอัตรากำไรได้
• เห็นบิลที่ขาดทุนได้ทันที

ทำไมต้องมี

ขายเชื่อโดยไม่ติดตามคือการให้ยืมเงินฟรี

ระบบทำงานอย่างไร

ทะเบียนลูกค้าพร้อมวงเงินเครดิตและเงื่อนไขชำระ ติดตามยอดค้างรับพร้อมอายุหนี้ และแจ้งเตือนเมื่อเกินกำหนด

ข้อมูลที่เก็บ

ลูกค้า วงเงิน ยอดค้าง อายุหนี้ ประวัติการชำระ

เกณฑ์ตรวจรับ

• ขายเชื่อเกินวงเงินต้องอนุมัติ
• รายงานอายุลูกหนี้แบ่งเป็นช่วง 30 60 90 และเกิน 90 วัน

ทำไมต้องมี

เชื่อมเงินที่เข้าบัญชีกับบิลที่ถูกต้อง เพื่อไม่ให้ทวงลูกค้าที่จ่ายแล้ว

ระบบทำงานอย่างไร

รับชำระเลือกปิดได้หลายบิลพร้อมกัน รองรับการชำระบางส่วน และเชื่อมกับรายการเงินเข้าในกระเป๋าโดยตรง

ข้อมูลที่เก็บ

บิลที่ปิด จำนวนที่รับ ส่วนต่าง วิธีรับ วันที่ สลิป

เกณฑ์ตรวจรับ

• รับชำระเข้าบัญชีส่วนตัวกรรมการได้และเชื่อมเข้าบัญชีเดินสะพัดอัตโนมัติ

ทำไมต้องมี

ของที่คืนมาต้องกลับเข้าสต็อกด้วยต้นทุนเดิม ไม่ใช่ต้นทุนใหม่ ไม่งั้นกำไรเพี้ยน

ระบบทำงานอย่างไร

บันทึกการรับคืนผูกกับบิลเดิม ระบบคืนสินค้าเข้าล็อตต้นทางด้วยต้นทุนเดิม กลับรายการรายได้และต้นทุน และแยกได้ว่าคืนเพราะอะไร

ข้อมูลที่เก็บ

บิลเดิม สินค้า จำนวน เหตุผล สภาพสินค้า การคืนเงิน

เกณฑ์ตรวจรับ

• สินค้าที่คืนแล้วเสียหายเข้าคลังของชำรุด ไม่ปนกับของขายได้

ทำไมต้องมี

กำไรขั้นต้นไม่ใช่กำไรจริง ต้องหักค่าใช้จ่ายที่เหลือทั้งหมด

ระบบทำงานอย่างไร

บันทึกค่าใช้จ่ายทุกประเภทพร้อมผังบัญชี ผูกกับผู้จ่ายและกระเป๋า และปันส่วนเข้าช่องทางขายหรือหน่วยธุรกิจได้ถ้าต้องการ

ข้อมูลที่เก็บ

ประเภท จำนวน ผู้จ่าย กระเป๋า เอกสาร การปันส่วน

เกณฑ์ตรวจรับ

• ค่าใช้จ่ายที่จ่ายด้วยบัญชีส่วนตัวเชื่อมเข้าบัญชีเดินสะพัดอัตโนมัติ

ทำไมต้องมี

เป็นตัวเลขที่กรรมการต้องดูเป็นตัวสุดท้าย และเป็นจุดที่ระบบนี้ต่างจากโปรแกรมบัญชีทั่วไป

ระบบทำงานอย่างไร

รายงานไล่จากยอดขาย ลบต้นทุนถึงคลัง เป็นกำไรขั้นต้น ลบค่าใช้จ่ายดำเนินงาน บวกลบกำไรขาดทุนอัตราแลกเปลี่ยนที่เกิดขึ้นจริง แสดงกำไรจากการดำเนินงานแยกจากผลของค่าเงินอย่างชัดเจน

ข้อมูลที่เก็บ

ทุกบรรทัดของงบกำไรขาดทุน พร้อมเปรียบเทียบงวดก่อน

เกณฑ์ตรวจรับ

• เห็นได้ว่าเดือนนี้กำไรเพราะขายดีหรือเพราะเรตช่วย

ทำไมต้องมี

ทำให้ตัวเลขมีความหมาย ไม่ใช่แค่รายงานที่ไม่มีใครทำอะไรต่อ

ระบบทำงานอย่างไร

ตั้งเป้ายอดขายและกำไรรายเดือน ระบบแสดงความคืบหน้าเทียบเป้าแบบเรียลไทม์ และคาดการณ์ยอดสิ้นเดือนจากแนวโน้มปัจจุบัน

ข้อมูลที่เก็บ

เป้า ยอดจริง เปอร์เซ็นต์ คาดการณ์สิ้นเดือน

เกณฑ์ตรวจรับ

• แสดงบนหน้าแรกของกรรมการ

ทำไมต้องมี

กรรมการไม่ควรต้องไล่หาว่ามีอะไรรอตัวเองอนุมัติบ้างในหลายหน้าจอ

ระบบทำงานอย่างไร

หน้าจอเดียวรวมทุกอย่างที่รออนุมัติ จ่ายเงิน แลกเงิน ใบสั่งซื้อ ปรับปรุงสต็อก และรายการยกเว้น เรียงตามความเร่งด่วนและจำนวนเงิน อนุมัติจากมือถือได้

ข้อมูลที่เก็บ

ประเภท จำนวน ผู้ขอ วันที่ขอ อายุคำขอ ความเร่งด่วน

เกณฑ์ตรวจรับ

• อนุมัติหลายรายการพร้อมกันได้ แต่รายการเกินวงเงินสูงต้องเปิดดูรายละเอียดก่อน
• คำขอที่ค้างเกิน 3 วันเตือนซ้ำ

ทำไมต้องมี

ระบบควรช่วยจับสิ่งที่คนมองข้าม แทนที่จะรอให้ผู้สอบบัญชีมาเจอตอนสิ้นปี

ระบบทำงานอย่างไร

กฎตรวจจับที่ตั้งค่าได้ เช่น จ่ายเงินซ้ำจำนวนเดียวกันให้รายเดิมภายใน 7 วัน เรตแลกเงินต่างจากค่าเฉลี่ยเกิน 3% ยอดจ่ายเกินยอดค้างของใบสั่งซื้อ รายการที่บันทึกนอกเวลาทำการ และการแตกยอดหลายครั้งให้ต่ำกว่าวงเงินอนุมัติ

ข้อมูลที่เก็บ

กฎ รายการที่เข้าข่าย ระดับความเสี่ยง สถานะการตรวจสอบ ผู้ตรวจ

เกณฑ์ตรวจรับ

• เพิ่มหรือปิดกฎได้เองจากหน้าตั้งค่า
• รายการที่เข้าข่ายต้องถูกปิดเรื่องพร้อมเหตุผล ไม่หายไปเอง

ทำไมต้องมี

เอกสารที่ขาดคือปัญหาที่พบตอนสิ้นปีเสมอ ควรตามเก็บทุกสัปดาห์แทน

ระบบทำงานอย่างไร

รายงานรวมทุกรายการที่ยังไม่มีสลิปหรือใบเสร็จ เรียงตามอายุและจำนวนเงิน ส่งอัตโนมัติให้ผู้รับผิดชอบทุกวันจันทร์

ข้อมูลที่เก็บ

รายการ จำนวน ผู้รับผิดชอบ อายุที่ค้าง ประเภทเอกสารที่ขาด

เกณฑ์ตรวจรับ

• ปิดงวดไม่ได้ถ้ายังมีรายการเกินเกณฑ์ที่ตั้งไว้ค้างอยู่

ทำไมต้องมี

การเปลี่ยนเลขบัญชีปลายทางคือรูปแบบการฉ้อโกงที่พบมากที่สุดในการค้าระหว่างประเทศ มิจฉาชีพจะปลอมอีเมลซัพพลายเออร์แจ้งเปลี่ยนบัญชี

ระบบทำงานอย่างไร

ซัพพลายเออร์แต่ละรายมีรายการบัญชีที่อนุญาต การเพิ่มหรือแก้บัญชีต้องกรรมการ 2 คนอนุมัติและมีช่วงเวลารอ 24 ชั่วโมงก่อนใช้งานได้ การจ่ายไปบัญชีนอกรายการต้องยืนยันพิเศษ

ข้อมูลที่เก็บ

บัญชี วันที่เพิ่ม ผู้อนุมัติ สถานะ ประวัติการเปลี่ยน

เกณฑ์ตรวจรับ

• เปลี่ยนบัญชีแล้วแจ้งเตือนกรรมการทุกคนทันที
• แสดงคำเตือนชัดเจนเมื่อจ่ายไปบัญชีที่เพิ่งเพิ่มใหม่

ทำไมต้องมี

ป้องกันการแก้ย้อนหลังหลังจากผู้ตรวจดูไปแล้ว

ระบบทำงานอย่างไร

เมื่อผู้ตรวจกดยืนยันรายการ รายการนั้นถูกล็อก การแก้ต้องผ่านการปลดล็อกที่บันทึกเป็นเหตุการณ์และแจ้งผู้ตรวจ

ข้อมูลที่เก็บ

สถานะล็อก ผู้ตรวจ เวลา เหตุการณ์ปลดล็อก

เกณฑ์ตรวจรับ

• ปลดล็อกแล้วมีการแจ้งเตือนอัตโนมัติทันที

ทำไมต้องมี

ระบบบัญชีที่ข้อมูลหายคือหายนะที่กู้ไม่ได้ ต่างจากเว็บไซต์ที่ทำใหม่ได้

ระบบทำงานอย่างไร

สำรองข้อมูลอัตโนมัติทุกวันเก็บย้อนหลัง 90 วัน สำรองรายเดือนเก็บ 7 ปี ทดสอบการกู้คืนทุกไตรมาสและบันทึกผลไว้เป็นหลักฐาน

ข้อมูลที่เก็บ

รอบสำรอง ขนาด สถานะ ผลการทดสอบกู้คืน

เกณฑ์ตรวจรับ

• กู้คืนข้อมูล ณ วันใดก็ได้ใน 90 วันที่ผ่านมา
• มีบันทึกผลการทดสอบกู้คืนย้อนหลัง

ทำไมต้องมี

บัญชีผู้ใช้ที่ถูกขโมยเข้าถึงเงินของบริษัทได้ทั้งหมด

ระบบทำงานอย่างไร

บังคับยืนยันสองชั้นสำหรับทุกคนที่อนุมัติเงินได้ จำอุปกรณ์ที่เชื่อถือได้ และแจ้งเตือนเมื่อมีการเข้าสู่ระบบจากอุปกรณ์ใหม่หรือประเทศอื่น

ข้อมูลที่เก็บ

อุปกรณ์ ตำแหน่ง เวลา สถานะเชื่อถือ

เกณฑ์ตรวจรับ

• ถอนสิทธิ์อุปกรณ์ที่หายได้ทันทีจากหน้าจอเดียว

ทำไมต้องมี

ทำให้การปิดงบประจำปีเป็นเรื่องของการกดปุ่ม แทนที่จะเป็นการรวบรวมเอกสารสามสัปดาห์

ระบบทำงานอย่างไร

ชุดรายงานมาตรฐานที่ผู้สอบบัญชีขอเสมอ สมุดรายวัน บัญชีแยกประเภท งบทดลอง รายละเอียดลูกหนี้เจ้าหนี้ รายละเอียดสินค้าคงเหลือ และรายการกับบุคคลที่เกี่ยวข้องกัน ส่งออกเป็นชุดเดียวพร้อมไฟล์แนบทั้งหมด

ข้อมูลที่เก็บ

งวด รายงานที่รวมอยู่ วันที่ส่งออก ผู้ส่งออก

เกณฑ์ตรวจรับ

• ส่งออกเป็นโฟลเดอร์เดียวที่มีทั้ง Excel และเอกสารแนบครบ

ทำไมต้องมี

ต้องตอบใน 5 วินาทีว่าบริษัทมีเงินเท่าไหร่ ค้างจ่ายเท่าไหร่ ของอยู่ไหน กำไรเดือนนี้เท่าไหร่

ระบบทำงานอย่างไร

การ์ดหลัก เงินสดทุกกระเป๋ารวมบาท ยอดหยวนที่ถือและภาระที่ต้องจ่าย ยอดค้างจ่ายซัพพลายเออร์ มูลค่าสินค้าคงเหลือ ยอดขายและกำไรเดือนนี้เทียบเดือนก่อน และยอดสุทธิของกรรมการทั้งสี่คน

ข้อมูลที่เก็บ

ตัวเลขสรุปทุกตัวพร้อมการเปลี่ยนแปลงเทียบงวดก่อน

เกณฑ์ตรวจรับ

• เปิดบนมือถือแล้วอ่านได้ครบโดยไม่ต้องเลื่อนแนวนอน
• ทุกตัวเลขกดเข้าไปดูที่มาได้

ทำไมต้องมี

เป็นรายงานทางการที่ต้องมีและต้องตรงกับสมุดบัญชี

ระบบทำงานอย่างไร

สร้างจากผังบัญชีโดยตรง เลือกงวดและเปรียบเทียบกับงวดก่อนหรือปีก่อนได้ ส่งออก Excel และ PDF

ข้อมูลที่เก็บ

งวด บรรทัดบัญชี จำนวน เปรียบเทียบ

เกณฑ์ตรวจรับ

• ยอดในงบตรงกับงบทดลองเสมอ
• กดที่บรรทัดใดก็ได้เพื่อดูรายการที่ประกอบขึ้นมา

ทำไมต้องมี

บริษัทนำเข้ามักตายเพราะขาดสภาพคล่อง ไม่ใช่เพราะขาดทุน

ระบบทำงานอย่างไร

แสดงกระแสเงินสดย้อนหลังและคาดการณ์ 90 วันข้างหน้า โดยรวมกำหนดชำระซัพพลายเออร์ ลูกหนี้ที่ครบกำหนด และค่าใช้จ่ายประจำ เตือนวันที่เงินอาจไม่พอ

ข้อมูลที่เก็บ

เงินเข้า เงินออก ยอดคงเหลือคาดการณ์รายสัปดาห์

เกณฑ์ตรวจรับ

• เห็นล่วงหน้าว่าสัปดาห์ไหนเงินจะตึง

ทำไมต้องมี

เป็นรายงานเฉพาะของธุรกิจนำเข้า ที่โปรแกรมบัญชีทั่วไปไม่มี

ระบบทำงานอย่างไร

แต่ละล็อตแสดง เงินที่ลงไปทั้งหมด จำนวนที่ขายได้แล้ว รายได้ที่เก็บกลับมาได้ กำไรที่รับรู้แล้ว และของที่ยังเหลือคิดเป็นเงินเท่าไหร่ ตอบได้ว่าล็อตนี้คืนทุนหรือยัง

ข้อมูลที่เก็บ

ล็อต เงินลงทุนรวม ขายแล้ว รายได้ กำไร คงเหลือ สถานะคืนทุน

เกณฑ์ตรวจรับ

• เรียงล็อตตามผลกำไรได้
• เห็นว่าล็อตไหนยังไม่คืนทุนและเหลือของอีกเท่าไหร่

ทำไมต้องมี

เป็นภาระตามกฎหมายรายเดือนที่ผิดพลาดแล้วมีค่าปรับ

ระบบทำงานอย่างไร

รายงานภาษีขายภาษีซื้อตามรูปแบบที่ยื่นได้ รวมภาษีซื้อจากการนำเข้า และรายงานภาษีหัก ณ ที่จ่ายพร้อมข้อมูลสำหรับออกหนังสือรับรอง

ข้อมูลที่เก็บ

งวด ภาษีขาย ภาษีซื้อ ยอดชำระหรือขอคืน รายการหัก ณ ที่จ่าย

เกณฑ์ตรวจรับ

• ยอดในรายงานตรงกับสมุดบัญชี
• ส่งออกไฟล์ในรูปแบบที่ผู้ทำบัญชีนำไปยื่นต่อได้

ทำไมต้องมี

ทำให้การประชุมคุยกันบนตัวเลขชุดเดียวกัน แทนที่จะต่างคนต่างถือไฟล์

ระบบทำงานอย่างไร

ชุดรายงานสำเร็จรูปสำหรับประชุมประจำเดือน ผลประกอบการ สถานะเงินสด สถานะล็อตนำเข้า บัญชีเดินสะพัดกรรมการทั้งสี่ และรายการที่ต้องตัดสินใจ ส่งออกเป็น PDF ชุดเดียว

ข้อมูลที่เก็บ

งวด รายงานที่รวม บันทึกมติ

เกณฑ์ตรวจรับ

• สร้างเอกสารประชุมได้ในคลิกเดียว

ทำไมต้องมี

ทุกบริษัทมีคำถามเฉพาะตัวที่รายงานสำเร็จรูปตอบไม่ได้

ระบบทำงานอย่างไร

เลือกตาราง คอลัมน์ เงื่อนไข และการจัดกลุ่มเอง บันทึกเป็นรายงานส่วนตัวหรือแชร์ให้ทีม ตั้งให้ส่งอีเมลตามรอบได้

ข้อมูลที่เก็บ

ชื่อรายงาน เงื่อนไข ผู้สร้าง การแชร์ รอบการส่ง

เกณฑ์ตรวจรับ

• ผู้ใช้ที่ไม่รู้ SQL สร้างรายงานได้

ทำไมต้องมี

ข้อมูลบัญชีต้องเป็นของบริษัท ไม่ใช่ของระบบ ต้องเอาออกได้เสมอ

ระบบทำงานอย่างไร

ส่งออกทุกตารางเป็น CSV หรือ Excel ตามงวดที่เลือก พร้อมไฟล์แนบทั้งหมด และมีคำอธิบายโครงสร้างข้อมูลประกอบ

ข้อมูลที่เก็บ

ตาราง งวด รูปแบบไฟล์ ขนาด

เกณฑ์ตรวจรับ

• ส่งออกครบทุกตารางโดยไม่ต้องขอผู้พัฒนา

ทำไมต้องมี

ทำให้ระบบทำงานแม้ไม่มีใครเปิดดู

ระบบทำงานอย่างไร

ส่งสรุปเข้าไลน์หรืออีเมล ประจำวันคือเงินเข้าออกและรายการที่รออนุมัติ ประจำสัปดาห์คือยอดขาย กำไร ยอดค้างจ่ายที่ใกล้ครบกำหนด และรายการผิดปกติที่ตรวจพบ

ข้อมูลที่เก็บ

ช่องทาง ผู้รับ รอบ เนื้อหาที่เลือก

เกณฑ์ตรวจรับ

• ตั้งได้ว่าใครรับอะไรบ้าง ไม่ใช่ส่งเหมือนกันทุกคน

ทำไมต้องมี

วันแรกที่เริ่มใช้ ระบบต้องรู้สถานะปัจจุบันทั้งหมด ไม่ใช่เริ่มจากศูนย์

ระบบทำงานอย่างไร

แม่แบบ Excel สำหรับยอดยกมาทุกอย่าง ยอดเงินทุกกระเป๋า ล็อตหยวนคงเหลือพร้อมต้นทุน ยอดค้างจ่ายซัพพลายเออร์ ลูกหนี้ สินค้าคงเหลือพร้อมต้นทุน และบัญชีเดินสะพัดกรรมการ ตรวจสอบความถูกต้องก่อนนำเข้าจริง

ข้อมูลที่เก็บ

ประเภทข้อมูล จำนวนแถว ผลตรวจสอบ วันที่ตั้งต้น

เกณฑ์ตรวจรับ

• นำเข้าแล้วงบทดลองสมดุลตั้งแต่วันแรก
• ถ้าไม่สมดุล ระบบบอกได้ว่าต่างที่บรรทัดไหน

ทำไมต้องมี

ทีมบัญชีจะใช้ระบบก็ต่อเมื่อใช้แล้วง่ายกว่าเดิม

ระบบทำงานอย่างไร

คู่มือแยกตามบทบาท พร้อมวิดีโอสั้นสำหรับงานที่ทำบ่อยที่สุด 10 อย่าง และคำแนะนำแบบป๊อปอัพในหน้าจอที่ซับซ้อน

ข้อมูลที่เก็บ

หัวข้อ บทบาท ไฟล์ วันที่ปรับปรุง

เกณฑ์ตรวจรับ

• ผู้ใช้ใหม่ทำงานพื้นฐานได้เองภายในวันแรก

ทำไมต้องมี

เปลี่ยนระบบทันทีโดยไม่ทับซ้อนคือความเสี่ยงที่ไม่ควรรับ

ระบบทำงานอย่างไร

ใช้ระบบใหม่คู่กับวิธีเดิมหนึ่งเดือน เทียบตัวเลขสิ้นเดือน หาสาเหตุของทุกผลต่าง แล้วจึงเลิกใช้ระบบเดิม

ข้อมูลที่เก็บ

รายการที่เทียบ ผลต่าง สาเหตุ สถานะแก้ไข

เกณฑ์ตรวจรับ

• ผลต่างทุกรายการมีคำอธิบายก่อนเลิกใช้ระบบเดิม

ทำไมต้องมี

ทีมต้องกล้าลองโดยไม่กลัวทำข้อมูลจริงพัง

ระบบทำงานอย่างไร

มีระบบทดสอบที่หน้าตาเหมือนของจริง ใช้ข้อมูลจำลอง รีเซ็ตได้ทุกเมื่อ ใช้ทั้งฝึกอบรมและทดสอบก่อนอัปเดต

ข้อมูลที่เก็บ

เวอร์ชัน วันที่รีเซ็ต ผู้ใช้ที่เข้าถึงได้

เกณฑ์ตรวจรับ

• ข้อมูลทดสอบไม่ปนกับข้อมูลจริงเด็ดขาด

ทำไมต้องมี

ทำให้การปิดงบเป็นกระบวนการที่ทำซ้ำได้ ไม่ขึ้นกับว่าใครทำ

ระบบทำงานอย่างไร

รายการสิ่งที่ต้องทำก่อนปิดงวดพร้อมผู้รับผิดชอบและกำหนดวัน ระบบตรวจอัตโนมัติว่าข้อไหนพร้อมแล้ว เช่นกระทบยอดครบทุกกระเป๋าและไม่มีรายการค้างเอกสาร

ข้อมูลที่เก็บ

งวด รายการ ผู้รับผิดชอบ สถานะ วันที่เสร็จ

เกณฑ์ตรวจรับ

• ปิดงวดไม่ได้จนกว่ารายการบังคับจะครบทุกข้อ

ทำไมต้องมี

ทีมต้องรู้ว่ามีอะไรเปลี่ยน ไม่ใช่เจอหน้าจอเปลี่ยนแล้วงง

ระบบทำงานอย่างไร

บันทึกการเปลี่ยนแปลงทุกเวอร์ชันเป็นภาษาไทยที่คนทั่วไปอ่านเข้าใจ แจ้งเตือนในระบบเมื่อมีของใหม่

ข้อมูลที่เก็บ

เวอร์ชัน วันที่ รายการเปลี่ยนแปลง

เกณฑ์ตรวจรับ

• ดูย้อนหลังได้ว่าฟังก์ชันนี้เพิ่มเมื่อไหร่

ทำไมต้องมี

ระบบบัญชีที่ล่มวันปิดงบคือปัญหาใหญ่ ต้องตกลงกันไว้ล่วงหน้าว่าตอบสนองเร็วแค่ไหน

ระบบทำงานอย่างไร

กำหนดเวลาตอบสนองตามระดับความรุนแรง เฝ้าระวังสถานะระบบอัตโนมัติ และมีช่องทางแจ้งปัญหาในระบบที่ติดตามสถานะได้

ข้อมูลที่เก็บ

เรื่องที่แจ้ง ระดับ เวลารับเรื่อง เวลาแก้เสร็จ

เกณฑ์ตรวจรับ

• ผู้ใช้เห็นสถานะเรื่องที่แจ้งไว้ได้เอง

ทำไมต้องมี

ถ้าส่งเอกสารเข้าระบบยาก ทีมจะกลับไปเก็บใส่แชทเหมือนเดิม

ระบบทำงานอย่างไร

รับได้จากถ่ายรูปในแอป ลากไฟล์เข้าเว็บ ส่งเข้าอีเมลเฉพาะของบริษัท และส่งต่อจากไลน์ ทุกทางเข้าคิวเดียวกัน

ข้อมูลที่เก็บ

ไฟล์ ที่มา ผู้ส่ง เวลา สถานะประมวลผล

เกณฑ์ตรวจรับ

• ส่งรูปจากมือถือแล้วขึ้นในคิวภายใน 10 วินาที
• รองรับ PDF รูปภาพ และไฟล์หลายหน้า

ทำไมต้องมี

เป็นเอกสารที่ปริมาณมากที่สุดและรูปแบบนิ่งที่สุด จึงเป็นชนิดเดียวที่ปลอดภัยพอจะลงบัญชีอัตโนมัติ

ระบบทำงานอย่างไร

อ่านจำนวนเงิน วันเวลา ธนาคารต้นทางปลายทาง เลขบัญชี 4 ตัวท้าย ชื่อผู้รับ และเลขอ้างอิง รองรับสลิปของธนาคารไทยหลักทุกธนาคารและพร้อมเพย์

ข้อมูลที่เก็บ

จำนวน วันเวลา ธนาคาร บัญชี ชื่อ เลขอ้างอิง คะแนนความมั่นใจ

เกณฑ์ตรวจรับ

• ความแม่นยำของจำนวนเงินไม่ต่ำกว่า 98%
• สลิปที่อ่านได้ครบและจับคู่รายการได้ ลงบัญชีอัตโนมัติได้

ทำไมต้องมี

คุณค่าจริงไม่ได้อยู่ที่การอ่านตัวเลข แต่อยู่ที่การรู้ว่าสลิปนี้คือรายการไหน

ระบบทำงานอย่างไร

จับคู่กับรายการที่บันทึกไว้แล้วหรือกับรายการใน statement โดยดูจำนวน วันเวลา และเลขอ้างอิง ถ้าไม่พบให้เสนอสร้างรายการใหม่พร้อมข้อมูลที่กรอกไว้ให้ล่วงหน้า

ข้อมูลที่เก็บ

สลิป รายการที่จับคู่ คะแนน สถานะยืนยัน

เกณฑ์ตรวจรับ

• จับคู่ได้ถูกต้องไม่น้อยกว่า 85% ในการใช้งานจริง
• สลิปที่จับคู่ไม่ได้ไม่หายไป แต่ค้างในคิวรอจัดการ

ทำไมต้องมี

สลิปเดียวถูกส่งซ้ำหลายรอบเป็นเรื่องปกติ และสลิปปลอมเป็นความเสี่ยงจริงในการรับชำระ

ระบบทำงานอย่างไร

เก็บลายนิ้วมือของภาพและเลขอ้างอิง ถ้าซ้ำจะเตือนทันทีพร้อมแสดงรายการเดิม ตรวจร่องรอยการแก้ไขภาพเบื้องต้น และเตือนเมื่อยอดในสลิปไม่ตรงกับยอดที่เข้าบัญชีจริงตอนกระทบยอด

ข้อมูลที่เก็บ

ลายนิ้วมือภาพ เลขอ้างอิง ผลตรวจซ้ำ ผลตรวจการแก้ไข

เกณฑ์ตรวจรับ

• ส่งสลิปเดิมซ้ำแล้วระบบเตือนทันทีและไม่สร้างรายการใหม่

ทำไมต้องมี

เอกสารจากโรงงานจีนคือจุดที่คีย์ผิดบ่อยที่สุด เพราะเป็นภาษาจีนและมีหลายรายการ

ระบบทำงานอย่างไร

อ่านทั้งภาษาจีนและอังกฤษ ดึงชื่อผู้ขาย เลขที่เอกสาร วันที่ รายการสินค้า จำนวน ราคาต่อหน่วย ยอดรวม สกุลเงิน และเงื่อนไขการชำระ ระบบเรียนรู้รูปแบบเอกสารของซัพพลายเออร์แต่ละรายหลังใช้ครั้งแรก

ข้อมูลที่เก็บ

ผู้ขาย เลขที่ รายการ จำนวน ราคา รวม สกุลเงิน เงื่อนไข

เกณฑ์ตรวจรับ

• ครั้งที่สองของซัพพลายเออร์รายเดิมอ่านได้แม่นขึ้นชัดเจน
• สร้างใบสั่งซื้อจากเอกสารที่อ่านได้โดยแก้ไขก่อนยืนยัน

ทำไมต้องมี

ชื่อสินค้าในเอกสารจีนไม่เคยตรงกับชื่อในระบบเรา

ระบบทำงานอย่างไร

จับคู่ชื่อสินค้าในเอกสารกับรหัสสินค้าในระบบ เก็บคำที่เคยจับคู่ไว้เป็นพจนานุกรมของแต่ละซัพพลายเออร์ ครั้งต่อไปจับคู่ได้เอง

ข้อมูลที่เก็บ

ข้อความในเอกสาร รหัสสินค้าที่จับคู่ ซัพพลายเออร์ จำนวนครั้งที่ใช้

เกณฑ์ตรวจรับ

• แก้การจับคู่ที่ผิดแล้วระบบจำและไม่ผิดซ้ำ

ทำไมต้องมี

เป็นแหล่งของอากรและภาษีนำเข้าที่ต้องเข้าต้นทุนสินค้า และเป็นเอกสารที่ต้องเก็บตามกฎหมาย

ระบบทำงานอย่างไร

ดึงเลขที่ใบขน วันที่ มูลค่าสินค้า อากรขาเข้า ภาษีมูลค่าเพิ่มขาเข้า และค่าธรรมเนียม ส่งเข้าค่าใช้จ่ายนำเข้าของล็อตที่เลือก

ข้อมูลที่เก็บ

เลขที่ใบขน วันที่ มูลค่า อากร ภาษี ค่าธรรมเนียม ล็อต

เกณฑ์ตรวจรับ

• ยอดที่อ่านได้ถูกส่งเข้ากลุ่ม F เพื่อเฉลี่ยลงต้นทุนทันที

ทำไมต้องมี

ค่าใช้จ่ายเล็กๆ จำนวนมากคือภาระคีย์ข้อมูลที่กินเวลาทีมบัญชีมากที่สุด

ระบบทำงานอย่างไร

ถ่ายรูปใบเสร็จแล้วอ่านชื่อร้าน เลขผู้เสียภาษี วันที่ ยอดรวม ภาษีมูลค่าเพิ่ม และเสนอหมวดค่าใช้จ่ายจากประวัติของร้านนั้น

ข้อมูลที่เก็บ

ร้าน เลขผู้เสียภาษี วันที่ ยอด ภาษี หมวดที่เสนอ

เกณฑ์ตรวจรับ

• ใบเสร็จเต็มรูปแยกภาษีซื้อได้ถูกต้อง
• ใบเสร็จอย่างย่อถูกทำเครื่องหมายว่าขอภาษีซื้อไม่ได้

ทำไมต้องมี

สัญญาที่ไม่มีใครอ่านซ้ำคือความเสี่ยงที่ซ่อนอยู่ เช่นวันหมดอายุที่เลยไปแล้ว

ระบบทำงานอย่างไร

ดึงคู่สัญญา วันเริ่ม วันสิ้นสุด มูลค่า เงื่อนไขการชำระ เงื่อนไขการต่ออายุ และการรับประกัน สร้างเป็นการ์ดสรุปและตั้งเตือนล่วงหน้าอัตโนมัติ ไม่ลงบัญชีเอง

ข้อมูลที่เก็บ

คู่สัญญา ช่วงเวลา มูลค่า เงื่อนไข วันที่ต้องเตือน

เกณฑ์ตรวจรับ

• ระบบเตือนล่วงหน้าก่อนสัญญาหมดอายุตามจำนวนวันที่ตั้งไว้
• สัญญาไม่ถูกแปลงเป็นรายการบัญชีอัตโนมัติเด็ดขาด

ทำไมต้องมี

บางธนาคารให้ดาวน์โหลดได้แต่ PDF ไม่มี CSV

ระบบทำงานอย่างไร

อ่านตารางในไฟล์ PDF รายการเดินบัญชี แปลงเป็นบรรทัดข้อมูล และเข้าสู่กระบวนการนำเข้าเดียวกับ B04

ข้อมูลที่เก็บ

ธนาคาร ช่วงวันที่ บรรทัดที่อ่านได้ บรรทัดที่ต้องตรวจ

เกณฑ์ตรวจรับ

• ยอดคงเหลือที่คำนวณได้จากบรรทัดที่อ่านตรงกับยอดในไฟล์ ถ้าไม่ตรงระบบเตือนว่าอ่านตกบรรทัด

ทำไมต้องมี

เป็นหน้าจอที่ทีมบัญชีจะใช้มากที่สุดในแต่ละวัน

ระบบทำงานอย่างไร

หน้าจอสองฝั่ง ซ้ายคือภาพเอกสาร ขวาคือข้อมูลที่อ่านได้ กดที่ช่องข้อมูลแล้วไฮไลต์ตำแหน่งบนภาพให้เห็น แก้ไขแล้วกดยืนยันด้วยแป้นพิมพ์ล้วนได้

ข้อมูลที่เก็บ

เอกสาร ข้อมูลที่อ่านได้ คะแนนความมั่นใจ ผู้ตรวจ เวลา

เกณฑ์ตรวจรับ

• ตรวจเอกสารหนึ่งใบใช้เวลาไม่เกิน 15 วินาที
• ทำงานด้วยคีย์บอร์ดอย่างเดียวได้ตลอดกระบวนการ

ทำไมต้องมี

เป็นกฎที่ทำให้ระบบอ่านเอกสารไม่กลายเป็นตัวสร้างงานแก้

ระบบทำงานอย่างไร

แต่ละฟิลด์มีคะแนนความมั่นใจ สูงกว่าเกณฑ์บนลงอัตโนมัติ อยู่ระหว่างกลางต้องกดยืนยัน ต่ำกว่าเกณฑ์ล่างบังคับกรอกเอง ปรับเกณฑ์ได้แยกตามประเภทเอกสาร

ข้อมูลที่เก็บ

ประเภทเอกสาร ฟิลด์ เกณฑ์บน เกณฑ์ล่าง สถิติความแม่นยำ

เกณฑ์ตรวจรับ

• ปรับเกณฑ์ได้จากหน้าตั้งค่า
• มีรายงานความแม่นยำจริงย้อนหลังเพื่อใช้ตัดสินใจปรับเกณฑ์

ทำไมต้องมี

ระบบที่ผิดซ้ำเรื่องเดิมจะถูกเลิกใช้ภายในสองสัปดาห์

ระบบทำงานอย่างไร

ทุกครั้งที่คนแก้ค่าที่ระบบอ่านมา เก็บเป็นตัวอย่างเรียนรู้ผูกกับผู้ออกเอกสารรายนั้น ปรับตำแหน่งที่ดึงข้อมูลและคำที่ใช้จับคู่ให้อัตโนมัติ

ข้อมูลที่เก็บ

ค่าที่อ่านได้ ค่าที่ถูกแก้ ผู้ออกเอกสาร จำนวนตัวอย่าง

เกณฑ์ตรวจรับ

• ความแม่นยำของผู้ออกเอกสารรายเดิมดีขึ้นเห็นได้ในรายงาน

ทำไมต้องมี

เป็นการควบคุมที่ทำให้ระบบนี้เข้มงวดจริง ไม่ใช่แค่เก็บเอกสารสวยงาม

ระบบทำงานอย่างไร

ก่อนอนุมัติจ่ายเงิน ระบบเทียบสามอย่างให้ดู ราคาและจำนวนในใบสั่งซื้อ ยอดในใบแจ้งหนี้ และยอดในสลิป ถ้าไม่ตรงต้องมีคำอธิบายและผู้อนุมัติที่สูงขึ้น

ข้อมูลที่เก็บ

ใบสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ สลิป ผลต่างแต่ละคู่ คำอธิบาย ผู้อนุมัติ

เกณฑ์ตรวจรับ

• จ่ายเงินโดยที่สามเอกสารไม่ตรงกันไม่ได้ถ้าไม่มีการอนุมัติเพิ่ม
• หน้าจอแสดงผลต่างชัดเจนเป็นตัวเลขและเปอร์เซ็นต์

ทำไมต้องมี

เอกสารที่หาไม่เจอเท่ากับไม่มีเอกสาร

ระบบทำงานอย่างไร

เก็บไฟล์ต้นฉบับพร้อมข้อความที่อ่านได้ ค้นหาด้วยข้อความในเอกสารได้ กรองตามประเภท ผู้ออก ช่วงวันที่ และจำนวนเงิน

ข้อมูลที่เก็บ

ไฟล์ ข้อความที่อ่านได้ ป้ายกำกับ รายการที่ผูกอยู่

เกณฑ์ตรวจรับ

• ค้นคำที่อยู่ในเอกสารแล้วเจอไฟล์ภายใน 2 วินาที

ทำไมต้องมี

สิ้นเดือนมีเอกสารมาทีเดียวเป็นร้อยใบ

ระบบทำงานอย่างไร

อัปโหลดหลายไฟล์พร้อมกัน ระบบแยกเอกสารหลายใบที่อยู่ในไฟล์ PDF เดียวออกจากกันอัตโนมัติ และประมวลผลเป็นคิวเบื้องหลังพร้อมแสดงความคืบหน้า

ข้อมูลที่เก็บ

ชุดงาน จำนวนไฟล์ จำนวนเอกสารที่แยกได้ สถานะ

เกณฑ์ตรวจรับ

• อัปโหลด 100 ไฟล์แล้วใช้งานหน้าจออื่นต่อได้ระหว่างรอ

ทำไมต้องมี

การตั้งความคาดหวังผิดคือสาเหตุที่ระบบอ่านเอกสารถูกมองว่าล้มเหลว ทั้งที่ทำงานได้ตามที่ควร

ระบบทำงานอย่างไร

ระบุชัดในคู่มือและในหน้าจอว่าอะไรอ่านได้ดี สลิปธนาคารไทยและใบแจ้งหนี้ที่พิมพ์ อะไรอ่านได้ปานกลาง ใบเสร็จถ่ายเอียงหรือแสงไม่พอ และอะไรต้องคีย์เอง ลายมือเขียนและเอกสารถ่ายสำเนาหลายรอบ

ข้อมูลที่เก็บ

ประเภทเอกสาร ระดับที่รองรับ ความแม่นยำที่คาดหวัง

เกณฑ์ตรวจรับ

• ผู้ใช้เห็นข้อความแนะนำวิธีถ่ายที่ทำให้อ่านได้ดีขึ้นในหน้าอัปโหลด